Meldepflicht: Wenn die Dienstreise zum Papierkrieg wird

 Meldepflicht: Wenn die Dienstreise zum Papierkrieg wird

Das neue Gesetz zur Bekämpfung von Lohn- und Sozialdumping birgt für Unternehmen einige administrative Herausforderungen.

Ausländische Unternehmen kämpfen mit den hohen administrativen Anforderungen, wenn sie Mitarbeiter nach Österreich schicken, sei es auch nur für eine kurze Dienstreise. Wer sich nicht genau daran hält, riskiert hohe Strafen. Welche Vorschriften seit Jahresanfang genau einzuhalten sind.

Das zu Jahresbeginn neu formulierte Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) bereitet vielen Unternehmen anderer europäischer Staaten, die ihre Mitarbeiter nach Österreich entsenden, Kopfzerbrechen, denn die Melde- und Dokumentationspflichten sind weiterhin enorm. Selbst noch so kurze Tätigkeiten in Österreich müssen oft aufwendig dokumentiert und schon im Vorhinein gemeldet werden, unter Umständen selbst dann, wenn es sich nur um eine Dienstreise handelt. Wolfgang Höfle, Steuer- und Sozialversicherungsexperte bei TPA hat deshalb die wichtigsten Punkte des neuen Gesetzes zusammengefasst.

Rechtzeitige Meldung an das Finanzamt bei Entsendungen nach Österreich

Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat und auch in Island, Norwegen, Liechtenstein oder der Schweiz, die Entsendung von Mitarbeitern nach Österreich oder die kurzfristige Überlassung von Arbeitskräften an österreichischen Firmen mittels eines Online-Formulars (ZKO-Meldung) der Zentralen Koordinationsstelle beim Finanzministerium melden müssen. Für jede einzelne Entsendung oder Überlassung ist eine gesonderte Meldung erforderlich. Nachträgliche Änderungen bei den Angaben der nach Österreich entsendeten Arbeitnehmer müssen unverzüglich an die Zentrale Koordinationsstelle gemeldet werden.

Schon ein Tagestrip nach Österreich kann Meldung erforderlich machen

Es gibt jedoch keine Mindestaufenthaltsdauer, ab welcher eine ZKO-Meldung erforderlich ist. Grundsätzlich also auch bei einer nur eintägigen Tätigkeit in Österreich. Keine Meldung ist erforderlich, wenn Ausnahmen wie die Teilnahme an einer geschäftlichen Besprechung oder an Seminaren/Vorträgen, Messen oder Kongressen/Tagungen vorliegen und der Arbeitnehmer diese Tätigkeiten nur in geringem Umfang und kurzer Dauer erbringt. Auch dazu gibt es keine fixen Grenzen.

Unterlagen stets parat haben

Doch dem nicht genug: Der ausländische Arbeitgeber muss auch während des gesamten Zeit der Entsendung des Mitarbeiters einige Unterlagen am Arbeitsort bereithalten oder diese den Behörden unmittelbar vor Ort elektronisch zugänglich machen. „Gerade bei Tätigkeiten am Bau ist es kaum zumutbar, diesen Stapel an Unterlagen ständig mitzuführen“, so TPA-Experte Höfle.
Diese Unterlagen müssen Firmen am Arbeitsort stets bereithalten:
• Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung (Dokument E 101 oder A 1)
und zum anderen folgende Dokumente in deutscher Sprache (bis auf den Arbeitsvertrag)
• Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
• Lohnzettel,
• Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
• Lohnaufzeichnungen,
• Arbeitszeitaufzeichnungen und
• Unterlagen betreffend die Lohneinstufung.

In der Vergangenheit ist es bereits zu einigen Kontrollen und Anzeigen wegen fehlender Unterlagen am Arbeitsplatz gekommen. Für jene, die die strengen Vorgaben nicht einhalten, kann es teuer werden.

Bis zu 50.000 Euro Strafe pro Arbeitnehmer

Wer als Arbeitgeber die Meldung oder die Meldung über nachträgliche Änderungen bei den Angaben (Änderungsmeldung) nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig einreicht oder die erforderlichen Unterlagen nicht an Ort und Stelle bereithält, begeht eine Verwaltungsübertretung. Diese können mit folgenden Strafen geahndet werden: Pro Arbeitnehmer wird eine Geldstrafe von 1.000 Euro bis 10.000 Euro fällig. Firmen, die ein weiteres Mal erwischt werden, müssen mit Strafen zwischen 2.000 Euro und 20.000 Euro rechnen. Sind bereits bei der ersten Kontrolle mehr als drei Arbeitnehmer betroffen, kann für jeden einzelnen Arbeitnehmer ein Bußgeld von 2.000 Euro bis 20.000 Euro anfallen. Wer bei mehreren Übertretungen und wiederholt die Vorschriften nicht einhält, dem drohen Zahlungen zwischen 4.000 Euro und 50.000 Euro.

Unterlagen auf Online-Plattform bereitstellen

Doch man kann einer möglichen Strafe entgehen, ohne viele Unterlagen ständig bei sich haben zu müssen. Der Hinweis dazu findet sich in folgender Passage des Gesetzestext: „Die Dokumente sind vor Ort […] unmittelbar in elektronischer Form zugänglich […] zu machen.“ TPA bieten daher neben der Beratung, der fristgerechten und unbürokratischen Meldung beim Finanzamt auch die Bereitstellung aller relevanten Unterlagen für die Entsendung von Mitarbeitern nach Österreich auf einer eigens geschaffenen Online-Plattform. Auf diese kann der jeweilige Mitarbeiter bei einer Kontrolle rasch und unkompliziert zugreifen und die geforderten Dokumente vollständig vorzeigen und übergeben.

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