Registrierkasse: 7 Schritte zur Manipulationssicherheit

Am 1. April 2017 ist es zu spät. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung versehen sein, die Manipulationen verhindern. Was Unternehmen dafür tun müssen.

Registrierkasse: 7 Schritte zur Manipulationssicherheit

Ab 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zur Manipulationssicherheit versehen sein und Belege mit elektronischer Signatur erstellen. Ob ein solcher Schutz vorliegt, lässt sich am Kassenbeleg in Form des QR-Codes ablesen.


Der QR-Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Damit werden die Barumsätze chronologisch miteinander verkettet.

Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen, müssen ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze (inklusive Bankomatkartenzahlungen, Kreditkartenumsätzen und eingelöste Gutscheine). Unternehmen, die seit Mai 2016 einen Umsatz von netto 7.500 Euro im Jahr überschreiten, müssen ebenfalls eine elektronische Registrierkasse verwenden. Erleichterungen bestehen nur für bestimmte Betriebe.

Diese 7 Schritte sind nötig, um die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse zu installieren:

1. Anschaffung oder Umrüstung der Registrierkasse, um das erforderliche Sicherheitssystem zu gewährleisten.

2. Erwerb eines eigenen Zertifikats für Registrierkassen samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit
Die Signaturerstellungseinheiten können bei Vertrauensdienstanbieter erworben werden (in Form eines Microchips). Mit dem Registrierkassenhersteller ist abzuklären, welcher Anbieter dafür am besten geeignet ist (A-Trust, Global Trust oder PrimeSign). Falls mehrere Registrierkassen im Einsatz sind, sind dementsprechend mehrere Zertifikaten zu erwerben.

3. Die Ausstattung der Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung erfolgt in Form eines Software-update.
Dabei werden bei dieser Initialisierung die gespeicherten Aufzeichnungen in der Registrierkasse gelöscht. "Achten Sie deshalb darauf, dass diese Daten vorher gesichert werden. Das bedeutet die Sicherung und Aufbewahrung des Datenerfassungsprotokolls", so Margit Widinski, Steuerexpertin der BDO.

4. Erstellung des Startbelegs
Durch eine spezielle Programmfunktion ist ein Startbeleg zu erstellen. Dieser ist unmittelbar nach der Initialisierung zu veranlassen. Danach arbeitet die Registrierkasse im manipulationssicheren Modus mit Datenerfassungsprotokoll.

5. Registrierung der Registrierkasse
Dabei wird die Sicherheitseinrichtung in die Registrierkassen-Datenbank der Finanzverwaltung eingetragen. Dies erfolgt über FinanzOnline. Finanz Online stellt für die Registrierung Eingabemasken (Dialogverfahren) und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Folgende Informationen sind für die Anmeldung mittels FinanzOnline notwendig:
-Art der Signatur- und Siegelerstellungseinheit
- Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats der Signaturkarte
- Name des Vertrauensdienstanbieters
- Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse
- AES Schlüssel der Registrierkasse

6.Belegprüfung mittels Belegcheck-App vom Finanzamt
Mit Hilfe der BMF-Belegcheck App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß erfolgt ist. Dabei wird auf ein Smartphone oder auf einem Tablet-PC das Ergebnis der Prüfung angezeigt.

Eile geboten

Steuerexpertin Widinski rät Unternehmen ehestmöglich die Sicherheitseinrichtung zu implementieren und diesbezüglich mit dem Registrierkassenhersteller Kontakt aufzunehmen: "Bedenken Sie, dass der Erwerb des Zertifikats samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit derzeit etwa 14 Tage dauert. Aber es ist damit zu rechnen, dass sich die Wartefrist in den nächsten Wochen erhöht."

Sofern Sie bei der Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit sowie der Registrierung der Registrierkasse Unterstützung benötigen, können wir Ihnen dabei gerne behilflich sein. Diesbezüglich wenden Sie sich bitte direkt an Ihren zuständigen BDO Betreuer oder an Mag. Dr. Maria Berger (maria.berger@bdo.at).

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