Benefits: Welche Belohnungen für Mitarbeiter steuerfrei sind

Benefits: Welche Belohnungen für Mitarbeiter steuerfrei sind

Firmenautos, Reisen, Prämien oder Mitarbeiterrabatte – Unternehmen können Mitarbeiter mit Benefits Leistungen belohnen, steuerlich sind aber enge Grenzen gesetzt.

Zur Motivation der Mitarbeiter gewähren zahlreiche Arbeitgeber ihren Dienstnehmern sogenannte Benefits. Solche „Geschenke“ sollten jedoch wohl überlegt sein, „damit aus der Belohnung keine Belastung wird“, warnt Andrea Rieser, Steuerberaterin bei der TPA. Denn solche Geschenke können für Arbeitnehmer zu steuerlichen Abzügen und auch zu zusätzlichen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber führen.

Das Einkommensteuergesetz (EStG) schränkt die Möglichkeiten steuerfreier Benefits für Arbeitnehmer stark ein. Es gibt bestimmte Geschenke, die nur dann steuerfrei bleiben, wenn sie entweder allen Mitarbeitern im Unternehmen oder bestimmten Gruppen gewährt werden. Und es gibt einzelne Benefits, die auch dann steuerfrei blieben, wenn sie den Mitarbeitern individuell gewährt werden.

Die Leistungen sind steuerfrei, wenn Betriebe sie Mitarbeitern individuell gewähren:

• Benutzung arbeitgebereigenen Einrichtungen wie Kindergarten, Sportanlagen oder Betriebsarzt.
• Gesundheitsförderung.
• Zuschüsse für Kinderbetreuungskosten bis maximal 1.000 Euro pro Kalenderjahr und nur für Kinder bis zum zehnten Lebensjahr, sofern bestimmte weitere Voraussetzungen erfüllt werden.
• Beiträge für Zukunftsvorsorge wie Unfallversicherung; bis zu 300 Euro pro Jahr sind steuerfrei.
• Mitarbeiterbeteiligungen bis zu einem Betrag von 3.000 Euro pro Jahr.

Diese Leistungen sind auch dann steuerfrei, wenn Betriebe sie Mitarbeitern individuell gewähren:

• Einrichtungen des Arbeitgebers genutzt werden können, wie Kindergarten, Sportanlagen oder Betriebsarzt.
• Diese der Förderung der Gesundheit dienen.
• Zuschüsse für Kinderbetreuungskosten bis maximal 1.000 Euro pro Kinderjahr und nur für Kinder bis zum zehnten Lebensjahr, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.
• Beiträge für Zukunftsvorsorge wie Unfallversicherung. Bis zu 300 Euro pro Jahr sind steuerfrei.
• Mitarbeiterbeteiligungen bis zu einem Betrag von 3.000 Euro pro Jahr.

Über diese Benefits hinaus gibt es noch eine Reihe weiterer, häufig eingesetzter Mitarbeiterbelohnungen, bei denen die abgabenrechtliche Seite meist etwas komplexer ist.

Prämie: Steuerlich wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu behandeln – mit Ausnahmen

Um Mitarbeiter für besondere Leistungen zu belohnen, sind auch Prämien oder Bonuszahlungen beliebt. Aus steuerlicher Sicht wird eine Prämie grundsätzlich wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld als Sonderzahlung behandelt. Das bedeutet, die Prämie ist mit dem begünstigten Steuersatz für Sonderzahlungen zu versteuern, solange sie im Jahressechstel Deckung findet. Dieses entspricht, vereinfacht gesagt, dem doppelten Monatsgehalt. Wird die Prämie erst nach dem Weihnachts- und Urlaubsgeld ausbezahlt, ist das Jahressechstel meist bereits durch die beiden anderen Sonderzahlungen aufgezehrt und die Prämie muss zum vollen Tarif versteuert werden. Ist die Prämie zuvor bereits steuerbegünstigt ausbezahlt worden, dann wird üblicherweise ein Teil der regulären Sonderzahlungen mit dem vollen Steuersatz zu versteuern sein.

Prämien steueroptimieren

Prämienzahlungen die für das jeweilige Vorjahr gewährt werden, können steuerlich optimiert werden. In diesem Fall werden sechs Siebtel der Prämie über einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten als laufender Bezug ausbezahlt und ein Siebtel der Prämie als zusätzliche Sonderzahlung im Dezember des laufenden Jahres. Voraussetzung für diese Art der Prämienzahlung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. TPA Steuerexpertin Rieser: „Ob diese steuerliche Optimierung in Zukunft noch möglich sein wird, ist offen, da diese Variante derzeit vom Verwaltungsgerichtshof geprüft wird.“

Für Unternehmen fallen für Prämien- und Bonuszahlungen in jedem Fall Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.

Mitarbeiterrabatte: Bis zu 20 Prozent Nachlass steuerfrei

Seit der letzten großen Steuerreform gibt es eine klare Regelung für Rabatte, die Unternehmen ihren Mitarbeitern gewähren. Sofern die Begünstigung allen Mitarbeitern oder bestimmten Gruppen von Mitarbeitern gewähren wird, sind diese bis zu einer Ermäßigung von 20 Prozent auf den Verkaufspreis steuerfrei. Die Höhe des Verkaufspreises ist nicht beschränkt. Übersteigt der Rabatt jedoch 20 Prozent, sind die Rabatte erst steuerpflichtig, wenn sie in Summe den Wert von 1.000 Euro pro Kalenderjahr überschreiten.

In Konzernen kann auch ein anderes Konzernunternehmen den Mitarbeitern Rabatte gewähren, sodass diese ein breites Angebot an Waren oder Dienstleistungen steuerfrei nutzen können. Als Nachweis für eine Abgabenprüfung sollten Arbeitgeber die gewährten Rabatte dokumentieren. Die steuerfreien Mitarbeiterrabatte führen zu keinen zusätzlichen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträgen bei Unternehmen.

Wann Mitarbeiter für Incentive-Reise Lohnsteuer und Sozialversicherung zahlen

Veranstaltet ein Unternehmen eine Incentive-Reise, um bestimmte Arbeitnehmer für besondere herausragende Leistungen zu belohnen, liegt dann ein sogenannter geldwerter Vorteil vor, wenn die Reise einem Kurzurlaub entspricht und nur der Erholung dient. Der Preis der Reise inklusive Umsatzsteuer ist in diesem Fall als Sachbezug in der Lohnverrechnung zu berücksichtigen. Für das Unternehmen fallen Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.

Wann Mitarbeiter für Incentive-Reise Lohnsteuer und Sozialversicherung zahlen

Wird einem Mitarbeiter die Incentive-Reise von einem Dritten gewährt, etwa einem Geschäftspartner des Arbeitgebers, handelt es sich um sogenanntes „Entgelt von dritter Seite“. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, dafür Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge vom betreffenden Mitarbeiter einzubehalten, wenn er weiß oder wissen müsste, dass eine derartige Vergütung an seine Arbeitnehmer geleistet wird.

Firmenauto: Bis zu 960 Euro Sachbezug für Mitarbeiter, wenn es privat genutzt wird

Ein häufig gewährter Benefit sind Firmenautos, die auch privat genutzt werden dürfen. Dafür wird von den betreffenden Mitarbeitern ein Sachbezug von zwei Prozent der Anschaffungskosten beziehungsweise 1,5 Prozent bei schadstoffarmen Pkw eingehoben. Für das Unternehmen fallen dadurch zusätzliche Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge an.
Die Höhe des maximalen Sachbezugs wurde in den letzten Jahren seit 2014 von maximal 600 Euro auf derzeit 960 Euro monatlich angehoben. Das entspricht einer Steigerung von bis zu 60 Prozent.

Zwei Rechenbeispiele, was Firmenautos kosten können:

• Ein Mitarbeiter mit einem Monatsbruttogehalt von 3.500 Euro bekommt zusätzlich ein Firmenauto mit einem Sachbezugswert von 600 Euro. Der Dienstnehmer erhält netto inklusive Sachbezug rund 310 Euro weniger als ohne Sachbezug. Das sind aufs Jahr gerechnet Kosten in Höhe von 3.720 Euro.

• Erhält ein Mitarbeiter mit einem monatlichen Bruttogehalt von 5.500 Euro einen Firmenwagen mit einem Sachbezugswert von 960 Euro, bekommt er letztlich netto rund 435 Euro weniger als ohne Firmenwagen. Innerhalb eines Jahres erhält der Dienstnehmer also auf Grund des Dienstwagens 5.220 Euro netto weniger.

Elektrofahrzeuge mit einem CO2-Ausstoss von 0g/km sind seit 2016 jedoch sachbezugsfrei, Hybridfahrzeuge nicht.

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