Ab 2020: verpflichtende eZustellung für Unternehmen

Haben Sie in Ihrer Databox von FinanzOnline oder im elektronischen Rechtsverkehr schon einen elektronischen Brief erhalten? Darin geht es nicht um neueste Zahlvorschreibungen, sondern um ein neues Postfach für den Empfang von Behördenschreiben („Mein Postfach“ im Unternehmensservice Portal (USP)). Ab 1. Jänner 2020 sind Unternehmen dazu verpflichtet, an dieser eZustellung teilzunehmen, damit Behörden Schriftstücke elektronisch zustellen können. Denn Bundesbehörden sind nun verpflichtet, bestimmte Post elektronisch zu versenden.

Wer sich nicht registrieren muss
Davon ausgenommen sind jedoch Unternehmen, die aufgrund eines zu geringen Umsatzes zu keiner Umsatzsteuervoranmeldung (UVAs) verpflichtet sind oder über keinen Internetanschluss verfügen. Doch selbst diese Kleinunternehmer (Umsatzgrenze 35.000 Euro netto ab 2020) werden in das Teilnehmerverzeichnis übernommen, sofern sie FinanzOnline nutzen und dort die elektronische Zustellung aktiviert haben oder am ERV teilnehmen. Diese können an der elektronischen Zustellung teilnehmen, sind dazu aber nicht verpflichtet und können daher ihr Zustellprofil über „Mein-Postkorb“ im USP löschen.

Private können sich auch registrieren lassen
Privatpersonen sind nicht verpflichtet an der eZustellung teilzunehmen, können es jedoch freiwillig tun. Sie sind berechtigt, von Gerichten und Verwaltungsbehörden in jenen Angelegenheiten, die laut Gesetz Bundessache sind Schriftstücke, dazu zählen Meldebestätigung oder Strafregisterauszug einschließlich RSa- und RSb-Briefe, elektronisch zu empfangen. Jedem Privaten steht ein elektronisches Postfach „MeinPostkorb“ auf oesterreich.gv.at oder in der App "Digitales Amt" zur Verfügung.

So nimmt man an der elektronischen Zustellung teil
Damit Unternehmen behördliche Zustellungen erhalten können, wurde im Unternehmerserviceportal das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ eingerichtet. Um an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können, müssen sich Unternehmen zunächst im Unternehmensserviceportal (USP) registrieren, auch wenn diese automatisch in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen wurden und muss ein Postbevollmächtigter benannt werden. Denn damit die E-Post abgeholt werden kann, muss zumindest ein Anwender als Postbevollmächtigter hinterlegt werden. Der USP-Administrator kann etwa einen Mitarbeiter als Postbevollmächtigten anlegen. Zudem sollten die übrigen Einstellungen in „MeinPostkorb“ kontrolliert werden.

Was tun, wenn nicht automatisch registriert wurde?
Unternehmen, denen mitgeteilt wurde, dass eine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis nicht möglich war, oder die kein entsprechendes Schreiben erhalten haben, können sich seit Dezember 2019 über „MeinPostkorb“ in das Teilnehmerverzeichnis eintragen und die elektronische Zustellung aktivieren.

So kommen Sie an das Schriftstück in „MeinPostkorb“
Geht ein elektronisches Schriftstück in „MeinPostkorb“ ein, wird der Adressat mittels hinterlegter E-Mailadresse informiert. Um das Schriftstück abzuholen, ist zudem ein Login im USP-Portal erforderlich. Sofern die Option zur elektronischen Zustellung nachweislicher Sendungen (RSa, RSb) vom Empfänger gewählt wurde, ist zur entsprechenden Abholung zusätzlich der Login mittels Bürgerkarte oder Handysignatur notwendig.

Zustellbevollmächter erhält Post
Schriftstücke, für die beispielsweise dem eigenen Steuerberater eine Zustellvollmacht erteilt wurde, werden wie bisher dem Zustellbevollmächtigten - gegebenenfalls auf elektronischem Weg – zugestellt.

Noch keine Sanktionen
Derzeit sind keine Strafen vorgesehen, wenn ein Unternehmen nicht an der elektronischen Zustellung teilnimmt. Behördliche Schriftstücke werden in einem solchen Fall weiterhin postalisch zugestellt. Die TPA empfiehlt jedoch auf die elektronische Zustellung umzusteigen, da in Zukunft Sanktionen zu erwarten seien.
Automatisch im Register: Zustellungen rechtswirksam
Sofern Unternehmen automatisch in das zentrale Teilnehmerverzeichnis aufgenommen wurden, können Behörden rechtswirksam elektronische Post zustellen, auch wenn diese nicht im USP registriert sind oder keine Postbevollmächtigten hinterlegt haben. In solchen Fällen sollte daher ehestmöglich die Registrierung im USP durchgeführt werden.

Mehr Details zur eZustellung
Weitere Informationen zur eZustellung finden sich auf der Homepage des Ministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort und dem Unternehmensserviceportal abrufbar: