Registrierkassa: Die nächste Investition wird fällig

Registrierkassa: Die nächste Investition wird fällig

Der Staat zieht die Schlinge für Unternehmer noch enger. Bis Ende März 2017 müssen Registrierkassen mit speziellen Sicherheitseinrichtungen ausgerüstet sein, um so vor Manipulationen geschützt zu sein, durch das Unternehmen selbst oder von außen. Wie Unternehmen die neuen Vorschriften umsetzen müssen.

Schon die Anschaffung der Registrierkasse war für viele Unternehmen eine Herausforderung, finanzieller als auch technischer Natur. Nun kommt die nächste Hürde. Ab 1. April 2017 müssen alle Registrierkassen vor Manipulationen geschützt sein. Bis dahin müssen registrierkassenpflichtige Unternehmen technische Sicherheitseinrichtungen in ihrer Registrierkasse installieren und bei der Finanz registrieren. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze, die mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. des Siegels der Signatur-/Siegelerstellungseinheit erfolgt.

Die Steuerberater von TPA erklären, welche Schritte für die ordnungsgemäße Inbetriebnahme der Sicherheitsrichtung erforderlich sind und was bei der Registrierung zu beachteten ist. Wichtig ist auch der Zeitplan: “Betriebe sollten diesen Prozess frühzeitig planen, damit die Sicherheitseinrichtung rechtzeitig vor dem 1. April 2017 funktionieren", so so Dieter Pock, Steuerberater und Registrierkassenexperte bei TPA in Wien. Die Lieferung des benötigten Zertifikats kann mehrere Wochen dauern, und auch ein Termin mit dem Kassenservicetechniker zur technischen Einrichtung muss zeitgerecht vereinbart werden.

Signatur- bzw. Siegelzertifikat erwerben

Zunächst muss ein Signatur- bzw. Siegelzertifikat bei einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter erworben werden. In Österreich sind dafür die Firmen A-Trust und Globaltrust zugelassen und bieten entsprechende Produkte an. Pock: „Vor der Bestellung sollten Betriebe mit ihrem Kassenlieferanten abklären, ob das Zertifikat des gewählten Anbieters auch mit der eigenen Registrierkasse kompatibel ist.“ Um ein Zertifikat zu erhalten, müssen Unternehmen dem Anbieter ihre Steuernummer, UID oder die Standortidentifikationsnummer GLN bekannt geben. Die Bestellung kann entweder vom Betrieb selbst oder auch vom Kassenlieferanten vorgenommen werden.

Initialisierung der Registrierkasse

Um die Sicherheitseinrichtung zu installieren, müssen die Signatur- und Siegelerstellungseinheit mit der Registrierkasse verbunden werden und die entsprechende Funktion in der Software der Registrierkasse aktiviert werden. Möglicherweise ist dazu ein Software-Update notwendig. Das kann, wenn nicht von einem Mitarbeiter des Betriebes, ein Servicetechniker des Kassenlieferanten erledigen.

Daten verschlüsseln

Im Zuge der Initialisierung erfolgt auch die Vergabe eines sogenannten AES-Schlüssels, der die Daten in der Registrierkasse auch sicher vor Zugriffen von außen macht. Den Schlüssel kann man frei wählen oder von der Registrierkassensoftware nachdem Zufälligkeitsprinzip vergeben lassen.

Startbeleg erstellen

Als nächster Schritt muss ein Startbeleg erstellt werden: Dazu ist ein Nullumsatz zu bonieren, der zur sicheren Verkettung mit den darauffolgenden realen Registrierkassenumsätzen verwendet wird. Entweder kann das die Software der Registrierkasse übernehmen, oder Mitarbeiter oder ein Servicetechniker gibt manuell einen Null-Umsatz ein.

Registrieren bei der Finanz

Danach erfolgt die Registrierung bei der Finanz: Das Signatur- bzw. Siegelzertifikat, der AES-Schlüssel und die Kassenidentifikationsnummern aller verwendeten Registrierkassen müssen anschließend über FinanzOnline bei der Finanzverwaltung registriert werden.

Startbeleg wird vom Fiskus geprüft

Der Startbeleg muss entweder mit einer App, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt wird, oder durch eine Funktion der Registrierkassensoftware geprüft werden. Dabei wird überprüft, ob die verschlüsselten Daten mit den bei der Finanzbehörde bekanntgegebenen Daten wieder entschlüsselt werden können. War die Prüfung des Startbelegs erfolgreich, gilt die Registrierkasse auch formal als manipulationssicher.

Meldepflicht während des Betriebs der Registrierkassa

Doch der Fiskus wirft auch weiterhin ein prüfendes Auge auf die Registrierkassa. So müssen nach der erstmaligen Inbetriebnahme bestimmte Vorkommnisse an die Finanzverwaltung gemeldet werden und zwar fristgerecht. Dazu zählt etwa der Ausfall der Registrierkassa. Zudem wird nicht nur der Startbeleg auf formale Richtigkeit überprüft, sondern auch der Jahresbeleg.

Wie Steuerberater helfen können

Unternehmen, die sich jedoch um all das nicht selbst kümmern wollen, können das an einen Steuerberater delegieren. Dieser kann – zeitgerechte Information durch das Unternehmen vorausgesetzt - sämtliche erforderliche elektronische Meldungen über FinanzOnline für die Unternehmen vornehmen. Dazu zählt die Registrierung des Zertifikats, der Kassenidentifikationsnummern aller Registrierkassen und des verwendeten AES-Schlüssels über FinanzOnline, die Meldung an die Finanz, wenn die Registrierkasse ausfällt oder sie außer Betrieb genommen wird. Ebenso übernimmt der Steuerberater auf Wunsch die Meldung, wenn die Signatur- und Siegelerstellungseinheit ausfällt oder außer Betrieb genommen bzw. wenn Registierkassen und Signatur- und Siegelerstellungseinheiten wieder in Betrieb genommen werden.

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