Personalplanung in Zeiten der Pandemie

SERIE MANAGEMENT COMMENTARY: Gastkommentar von Michael Kappes über die Personalplanung und -steuerung im Lockdown.

Thema: Management Commentary
Personalplanung in Zeiten der Pandemie

Michael Kappes, Partner bei Horváth & Partners

Die für viele Firmen dramatischen Folgen der Corona-Pandemie katapultieren einen hochrelevanten Aspekt funktionierender Unternehmenssteuerung an die Spitze aller betriebswirtschaftlichen Überlegungen: Wie navigiert man jetzt den hochsensiblen Bereich der Personalplanung und -steuerung durch den Lockdown, ohne bleibende Schäden zu verursachen?

Viele Unternehmen nutzen für ihre Personalplanung starre HCM-Systeme, die angesichts der aktuellen Krise vollkommen überfordert sind. Modernes Human Capital Management (HCM) – so nennt sich die entsprechende Disziplin – muss aber in der Lage sein, veränderte Situationen und dazu nötige Personalumschichtungen durch professionelle Datenintegration zu simulieren.

Vorteile mit modernen Cloud-Tools

Die guten alten Excel-Listen sind da kaum von Nutzen, da sie fehleranfällig sind und zusätzlichen Aufwand bedeuten. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße nimmt der Aufwand für diese Art der Personalsteuerung sogar überproportional zu. Neue Cloud-Tools für die Planung (z.B. Anaplan oder SAP Analytics Cloud) minimieren nicht nur den IT-Aufwand für die Prozessunterstützung, sondern bieten viele Vorteile:

  • Kontinuierliche Aktualisierung des Forecast auf Basis der vorhandenen Informationen und damit jederzeit aktuelle Prognosen für die Zukunft;
  • Umfangreiche Simulationsmöglichkeiten samt Auswirkungen auf andere Funktionen oder die Finanzsituation des Unternehmens;
  • Bessere Passung zwischen Personalbedarf und Verfügbarkeit und damit messbare Effizienzsteigerung für das Unternehmen.

Dynamischer Personal-Forecast

Die moderne Version der datenbasierten Personalsteuerung verknüpft zentrale Elemente der Unternehmenssteuerung. Sie liefert einen dynamischen Personal-Forecast auf Ebene einzelner Einheiten, der kontinuierlich aktualisiert werden kann. Sie simuliert den Personalbedarf – abhängig von den Treibern – und setzt Topdown-Vorgaben um. Hinzu kommen eine Kapazitätssteuerung, die den Business-Forecast mit dem Personal-Forecast zusammenführt und ergänzende Komponenten, insbesondere die Unterstützung durch People Analytics. Darunter versteht man datengestützte Algorithmen, um Zusammenhänge abzuleiten, Vorhersagen zu treffen und somit Entscheidungsprozesse weiter zu verbessern.

Damit der Personal-Forecast auch funktioniert, muss er kontinuierlich von den Fachbereichsverantwortlichen aktualisiert werden. Basis sind die aktuellen Ist-Daten gemäß HCM-System, deren Fortschreibung eine Prognose ergeben, auch in puncto Kosten. Der Fokus rückt so stärker auf eine Prognose von Bedarf und Kapazitäten.

In integrierten Planungslandschaften ist der Personal-Forecast dabei hochgradig integriert mit dem Kostenstellen-Forecast. Anpassungen und die Auswirkungen auf das Kostenstellenbudget sind so direkt ersichtlich.

Treiberbasierte Personalsimulation

Typische Parameter zur Simulation sind Veränderungen von Lohn und Gehalt oder die Anpassung von Vollzeitäquivalenten bei Personalabbau wie -aufstockung. Diese Veränderungen werden auf aggregierten Ebenen vorgenommen und schrittweise über die relevanten Ebenen verteilt – einschließlich Anpassung auf jeder Ebene. So können die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen simuliert und verglichen, und die anschließenden Vorgaben in der dezentralen Planung umgesetzt werden.

Kapazitätssteuerung nach Bedarf

Eine weitere elementare Komponente integrierter Personalsteuerung ist der Kapazitätsabgleich zwischen Business- und Personal-Forecast und die daraus resultierende Ermittlung möglicher Kapazitätslücken. Die solcherart absatzgetriebene Kapazitätssteuerung ist abhängig vom Geschäftsmodell und -verlauf, denn die Übersetzung der Geschäftsentwicklung in Kapazitätsanforderungen variiert stark zwischen einzelnen produzierenden Unternehmen und Dienstleistern und erfordert relativ hohen (Modellierungs-) Aufwand.

People Analytics als Krönung

Läuft so alles wie am Schnürchen, sind die Grundlagen für die Implementierung fortschrittlicher People Analytics geschaffen. Denn nur mit der entsprechend integrierten Datenbasis sind solche Vorhaben in der Praxis erfolgreich umzusetzen. Ähnliches gilt übrigens für die strategische Personalplanung und das aktive Management von Fähigkeiten („Skills“) und Talenten.

Fazit: Für die moderne HR-Planung und Steuerung ist die aktuelle Pandemie ein Auslöser und Treiber. Nie zuvor waren die Personalmanager so gefordert wie in den letzten Monaten, und dies quer durch alle Branchen. Ein Grund mehr, die seit Jahren empfohlenen Workforce-Tools zu implementieren, um eine agile und integrierte Steuerung zu ermöglichen. Personalbereich und Controlling sind nun gefragt, die erforderlichen Schritte einzuleiten.


Der Autor


Die Serie "Management Commentary" ist eine Kooperation von trend.at und der Unternehmensberatung Horváth & Partners. Die bisher erschienen Beiträge finden Sie zusammengefasst im Thema "Management Commentary".


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