Neuer Job: Willkommen im Team mit Onboarding

Neuer Job: Willkommen im Team mit Onboarding

Wer neuen Mitarbeitern den Einstieg in den Job erleichtert, profitiert von einer geringen Fluktuation. Dennoch wird Onboarding von Unternehmen oft vernachlässigt.

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, doch bis zum Start in den neuen Job bleiben noch ein paar Wochen Zeit. In die Euphorie über den Neuanfang mischt sich mit näher rückendem Arbeitsbeginn aber auch ein mulmiges Gefühl: Hat man sich richtig entschieden? Wie sieht der erste Tag an der neuen Arbeitsstelle aus? Wird man mit den Kollegen auskommen?

Der erste Arbeitstag sorgt im Normalfall für eine gehörige Portion Nervosität, ein herzlicher Empfang im Idealfall aber für Entspannung. Wenn freilich weder der Portier weiß, wer man ist, der Schreibtisch noch nicht mal über einen Computer verfügt und einem aufgrund des stressigen Tagesgeschäfts die neuen Kollegen bloß ein eiliges "Hallo" zuwerfen, dann hat der neue Arbeitgeber den Einstand gründlich vergeigt. Bei 15 Prozent der eben erst eingestellten Mitarbeiter führt das schon am ersten Tag zu einer innerlichen Kündigung.

Dennoch unterschätzen Unternehmen die Macht des ersten Arbeitstages. Dieser trägt maßgeblich dazu bei, ob die "Frischg'fangten" dem Unternehmen tatsächlich erhalten bleiben oder innerhalb des ersten Jahres wieder abspringen. Je nach Definition liegt deren Zahl bei 30 bis 60 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter. Je höher deren Position, desto größer der Schaden fürs Unternehmen. Dieser variiert zwischen 50 und 200 Prozent eines Jahresgehalts. Umso entscheidender, dass der Onboarding- Prozess, also die Einführung und Einarbeitung, sorgfältig vorbereitet und erfolgreich absolviert wird -von Unternehmensseite, wohlgemerkt.

KONTAKT HALTEN

So wie bei der Unternehmensberatung PwC, wo man bereits vor fünf Jahren ein umfangreiches Onboarding-Programm etabliert hat und damit die Frühfluktuation senken konnte.

Der Prozess gliedert sich dabei in drei Phasen: "Prepare" vor dem Einstieg, "Arrive" in den ersten Tagen und "Perform" mit Feedback-Gesprächen in den ersten sechs Monaten. "Spätestens mit dem Angebot setzt bei uns der Onboarding-Prozess ein", sagt Human-Capital-Chefin Liz Hull. Wichtigste Maßnahme dabei: Kontakt halten. Denn gerade bei Praktika vergeht mitunter bis zum ersten Tag im Unternehmen fast ein Jahr. Nachdem jeder neue Mitarbeiter einen Coach zur Seite gestellt bekommt, finden in dieser Zeit bereits gemeinsame Vorbereitungsfrühstücke statt.

Nach der Vertragsunterzeichnung erhalten Newbies einen Link zur firmeninternen Website und können sich dort über alle Fragen, die vor Jobantritt bewegen, informieren - vom Dresscode bis zu den richtigen Ansprechpartnern. "Am wichtigsten für das Commitment ist allerdings die Eintrittsphase an den ersten zwei Tagen. Einen Welcomeund einen Practical-Day gibt es daher für alle Mitarbeiter, unabhängig von der Hierarchieebene", so Hull. Dazu gehört auch ein individueller Onboarding-Plan, der gemeinsam mit dem Coach ergänzt wird. Damit die Buddy-Pflichten im Arbeitsalltag nicht zu kurz kommen, dürfen diese auch von beiden als Arbeitsstunden verbucht werden.

"Bei großen Unternehmen mit hohem Systemcharakter funktioniert das Onboarding meist problemlos, so wird vor allem Trainees auf Events mit diversen Programmen gerne der rote Teppich ausgerollt. Schwierig wird es allerdings in mittelständischen Unternehmen, wo nicht jedes Monat eine große Zahl neuer Mitarbeiter beginnt", sagt Gerd Beidernikl, Geschäftsführer der Unternehmensberatung vieconsult. Mitarbeiter müssten dann sofort ins kalte Wasser springen.

WILLKOMMENS-KULTUR

Wer sich in dieser Phase allein gelassen fühlt, ist ein potenzieller Absprungkandidat. In der einmonatigen Probezeit trudeln nämlich mitunter noch weitere Jobangebote beim neuen Mitarbeiter ein. Hat es ein Unternehmen in dieser Zeit mit einfachen Maßnahmen geschafft, ein Willkommensgefühl beim Aspiranten zu erzeugen, lockt auch ein anderes, finanziell lukrativeres Angebot nicht mehr so sehr.

"Wird hingegen das Marketingversprechen hinsichtlich der Unternehmenskultur nicht eingelöst, sorgt das für Frustration. Mitarbeiter müssen schon am ersten Tag das Gefühl 'Da passe ich hin' vermittelt bekommen", sagt Monika Kriwan vom Employers-Branding-Spezialist Identitäter.

Meist sind es Kleinigkeiten, die zum Willkommensgefühl beitragen. Etwa, wenn bei den "Neuen" mitunter schon vor dem ersten Arbeitstag eine Einladung zum Betriebsausflug der Personalberatung ePunkt hereinflattert.

"Dann sind schon vor dem Einstieg erste Kontakte geknüpft", sagt HR-Chefin Gerda Felbinger. Am ersten Tag steht zunächst ein Frühstück mit allen Standort-Mitarbeitern an, bevor es in diverse Schulungen geht. Wichtigster Teil des Onboardings sind allerdings regelmäßige Feedback-Gespräche, die bereits nach der ersten Woche stattfinden. Kommunikation auf Augenhöhe wird dabei groß geschrieben. Damit die Neuzugänge auch wissen, was in den nächsten Wochen auf sie zukommt, gibt es auch stets einen individuellen Einschulungsplan.

NETZWERK.

Ähnlich handhabt man das auch beim oberösterreichischen Spritzgießmaschinen-Hersteller Engel, wo den neuen Kollegen für die ersten drei Monate auch ein "Pate" an die Seite gestellt wird, um den Einstieg sanfter zu gestalten.

Er fungiert als primärer Ansprechpartner und soll vor allem auch sein Netzwerk zur Verfügung stellen. Das Wichtigste in dieser Phase sei, dass neue Mitarbeiter Zeit haben, das Unternehmen und die Kollegen abteilungsübergreifend kennenzulernen.

Neue Mitarbeiter sollten diese Chance auch nützen, gerade wenn es noch nicht so viele Tagespflichten gibt, sagt Geschäftsführer Stefan Engleder: "Aber wir sehen es als unsere Pflicht dafür die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen."

Auf die Kleinigkeiten kommt es an

Es braucht nicht viel, um neuen Mitarbeitern ein Willkommensgefühl zu vermitteln. Ein FAHRPLAN zum erfolgreichen Onboarding.

Stressiger Arbeitsalltag und keine Zeit, sich um auch noch um die Bedürfnisse eines neuen Kollegen zu kümmern? Die Zeit sollten sich Unternehmen dennoch nehmen. Denn je früher ein Mitarbeiter voll ins Team und dessen Arbeitsabläufe integriert ist, desto schneller entfaltet er seine Produktivität und trägt zur Entlastung bei.

  • Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ist es noch längst nicht getan. Selbst wenn noch Wochen bis Monate bis zum Dienstantritt vergehen, sollte Kontakt gehalten werden, um die Unsicherheit am ersten Arbeitstag zu minimieren. Eine Postkarte oder ein Mail vom neuen Team mit einem "Wir freuen uns auf Sie!" kostet nur ein paar Minuten, sorgt aber für positive Grundstimmung, empfiehlt Monika Kriwan von Identitäter. Findet vielleicht auch noch ein Unternehmensevent statt, ist eine Einladung dazu eine wirkungsvolle Geste.
  • Ein paar Tage vor dem Jobstart empfehlen Experten notwendige Unterlagen für die ersten Arbeitstage zu versenden, in denen die organisatorischen Abläufe erklärt werden. Welche Programmpunkte stehen an? Wer ist der richtige Ansprechpartner, und wann muss ich wo sein?
  • Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass der künftige Arbeitsplatz zum Einstand schon bereitsteht: Ein betriebsbereiter PC, ein Telefon und eine Mailadresse sollten für den neuen Mitarbeiter unbedingt vorbereitet sein; in der Praxis wird das allerdings oft vernachlässigt.
  • Strukturierte Welcome Days gibt es mitunter schon in größeren Unternehmen, in denen Kennenlernen, Gespräch mit Vorgesetzten und Workshops am Programm stehen. Oft noch wichtiger ist ein gleichrangiger Buddy, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht und bei der Eingliederung hilft. So erleichtert man Neueinsteigern das Anschluss finden.
  • Feedback-Gespräche sollten nicht nur am Ende der Probezeit stattfinden, sondern eine erste Unterhaltung bereits nach einer Woche im neuen Job. Unklarheiten können so schnell ausgeräumt werden.

Der Artikel ist der trend-Ausgabe 47/2017 vom 24.11.2017 entnommen.

Astrid Kleinhanns-Rollé, Managing Director der WU Executive Academy

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