Meetings erfolgreich beginnen, abkürzen und beenden

Meetings erfolgreich beginnen, abkürzen und beenden

Erfolgreiche Meetings: Tipps gegen Zeitverschwendung

Meetings kosten oft viel Zeit und dienen nur der Selbstdarstellung mancher Teilnehmer. So verhindern Sie lähmende Meetings, erreichen gute Ergebnisse und kürzen Meetings, wenn nötig, erfolgreich ab.

„Ein guter Film fängt mit einer Explosion an.“ Dieser Tipp stammt von Billy Wilder, dem berühmten Regisseur. Nicht anders ist das mit einem Meeting: Nicht nur der Start muss eindrucksvoll sein, auch das Ende. Der erste Satz erreicht Aufmerksamkeit, der letzte erzielt Aktion und Erinnerung. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Besprechung? Und wie kürzen Sie sie passend ab?

82 Prozent aller Formel 1-Rennen werden aus der Pole-Position gewonnen, so Visualisierungsexperte Günter Pritzbuer bei einem Vortrag zum Thema "Erfolgreiche Meetings". Nichts sei schlimmer als ein verplemperter Start. Das gilt auch bei Meetings: Da kommen manche Kollegen zu spät, der Verkaufsleiter beschäftigt sich noch mit dem Beamer-Aufbau und beschwert sich lauthals, dass der PC nicht funktioniert. In der Zwischenzeit unterhalten sich die Kollegen bei einer Tasse Kaffee über dieses und jenes.

Besser wäre folgende Situation: Wenn der Raum sich öffnet, ist Weihnachten, Party, Hochzeit, dann ist die Ouvertüre, der Auftakt. Alles tritt erwartungsfroh herein, man ist schweigend-baff und setzt sich gespannt an den Tisch. Es ertönt in der völligen, hochachtungsvollen Stille der erste Ton: Das kann Musik sein, ein Paukenschlag, feine Töne, oder ein Ohrwurm. Einen guten Start stellt auch ein kräftiges „Herzlich Willkommen” des Meetingleiters, der Führungskraft oder des Teamvorsitzenden dar.

Oder wie wäre es mit einem emotional passenden Kurzfilm, Video-Ausschnitt oder Trailer? Am besten wird so ein Intro unterstützt von einer starken Präsentationsfolie, denn das Auge isst mit. Wichtig dabei: Ein Gag darf nicht um des Gags Willen sein. Ein ungewöhnlicher Einstieg muss den Zusammenhang zu den danach folgenden Themen herstellen. Der Anfang darf auch nicht so gut sein, dass der dann folgende Hauptteil in Armseligkeit erstickt.

Lahme Meetings lähmen

Leider beginnen viele Meetings lahm – durch Mitteilungen, die man schon per Email bekam, allgemeine Umfragen, langweilige administrative Dinge, lästige Monologe. Und die meisten Besprechungen enden banalisierend durch Restfragen, Diverses und einer allgemeinen Aufbruchstimmung. Ein solches Treffen braucht man erst gar nicht einzuberufen.

So wie ein guter Vortrag mit einem „Schocker“ beginnt und mit tosendem Beifall endet, muss auch eine gute Besprechung gestaltet sein. Doch mit was können Sie beginnen, was bietet sich an? Nicht immer ist ein Gesprächsthema leicht anzugehen, und darum bedarf es gerade beim Einstieg in schwierige Themen besonderer Aufmerksamkeit.
Versuchen Sie es mal mit einer dramatischen oder emotionalen Story, einem außergewöhnlichen Bild, einem Sketch, einem Zitat oder einem zündenden Witz. Bitte vergessen Sie dabei nie, den Bogen zur anschließenden Realität zu schlagen.

Stark beginnen – schwach enden?

Versuchen Sie mal den wichtigsten Punkt an den Schluss zu setzen. Dann gibt es nur noch ein „Los geht’s“. Fordern Sie auf, motivieren und mobilisieren Sie. Stellen Sie etwas in Aussicht. Ein gutes Beispiel aus meiner Praxis war eine Führungskraft, die anbot, alle Außendienstwagen zu waschen, wenn das gesteckte Ziel erreicht wird. Und er musste waschen! Bilden Sie einen Zirkelschluss zum Anfang. So binden Sie eine Schleife vom Ende zum Anfang.

Und schließlich rät Kommunikationsprofi Pitzbuer: Machen Sie sich immer wieder neue Gedanken, wie Sie Meetings organisieren und optimieren. Prüfen Sie rechtzeitig: Ist das Meeting wirklich notwendig? Stellen Sie sicher, dass das Thema den Teilnehmern vorher bekannt ist. Halten Sie die Tagesordnung kurz, denn lieber ein Thema zum Ergebnis bringen, als sich mit zu vielen Agendapunkten zu verzetteln. Und bleiben Sie präzise und sachlich, auch wenn’s mal hoch her geht.


7 Tipps um Besprechungen erfolgreich abzukürzen

  1. Agenda-Setting. Schicken Sie allen Teilnehmern vorab eine Agenda mit sämtlichen Punkten der Tagesordnung. Notieren Sie zu jedem Punkt (nach Rücksprache mit den zuständigen Kollegen) eine verbindliche Zeitvorgabe.
  2. Vorbereitung. Stellen Sie sicher, dass alle gut vorbereitet sind.
  3. Rollen zuweisen. Schreiben Sie auf die Agenda, wer welche Präsentation hält.
  4. Das Meeting führen. Übernehmen Sie selbst die Leitung. So bestimmen Sie die Spielregeln.
  5. Kontrollieren und steuern. Achten Sie darauf, dass Agenda und Redezeiten genau eingehalten werden. Unterbrechen Sie ausschweifende Teilnehmer. Klartext ist Trumpf, das geht auch höflich: „Das sprengt den Zeitrahmen. Ich schlage vor, diesen Punkt in der nächsten Sitzung abzuhandeln.“
  6. Ziel und Zweck bestimmen. Klären Sie den Zweck („Ich habe Sie zusammengerufen, weil…“) und das Ziel „Ich erwarte Vorschläge, wie wir…“) gleich zu Beginn des Meetings.
  7. Durchgreifen und abkürzen. Greifen Sie ein, wenn sich kein Ergebnis abzeichnet. Verläuft die Diskussion im Sand, unterbrechen Sie und führen das Gespräch zum Entscheidungspunkt. Sobald etwas abstimmungsreif ist, lassen Sie abstimmen.

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