Die Kunst des digitalen Projektmanagements

Die Kunst des digitalen Projektmanagements

Die digitale Transformation bringt auch im Projektmanagement gravierende Umbrüche. Neue Werkzeuge und Methoden erfordern von Projektmanagern Leadership-Qualitäten.

Digitalisierung erfordert neues Denken, neue Methoden und neues Arbeiten. Dazu gehört auch das verstärkte Arbeiten in Projektgruppen, in denen neue Lösungen ersonnen und erprobt werden.

Das stellt Projektmanager vor neue Herausforderungen, denn ein digitales Projektmanagement erfordert von den ihnen Kenntnisse, die über die beim klassischen Projektmanagement erforderlichen hinausgehen. So müssen sie etwa auch die neuen, digitalen Lösungen richtig einschätzen und einsetzen können.

Menschen mit einer solchen Qualifikation sind weltweit gesucht. Das internationale Project Management Institute (PMI) prognostiziert bis 2027 eine weltweite Nachfrage von jährlich 2,2 Millionen Projektmanagern zusätzlich.

„Die Änderungen durch die Digitalisierung sind in allen Branchen und Funktionen deutlich spürbar“, sagt Martina Huemann, Leiterin der Projektmanagement Group der WU und wissenschaftliche Leiterin des Professional MBA Project Management. Sie zieht als Beispiel die Baubranche heran: „Bei Bauprojekten ermöglichen digitale Prozess- und Datenmodelle allen beteiligten Unternehmen eine gemeinsame Planung.“Der Fachterminus dafür ist BIM (Building Information Modeling). Dabei wird eine digitale Infrastruktur geschaffen, die alle Daten vom Beginn der Planung bis zu Instandhaltung in ein einziges System bringt. Das schafft bisher nicht gekannte Synergieeffekte.“

Neue Möglichkeiten und Transparenz

Moderne Software-Lösungen, Big Data, Social Media und innovative Simulations-Technologien eröffnen dem digitalen Projektmanagement neue, bislang oft ungeahnte und noch nicht ganz ausgelotete Möglichkeiten.

Martina Huemann

Martina Huemann: "Projektmanagement erfordert Leadership."

Digitale Visualisierungs-Tools erlauben es, unterschiedliche Szenarien visuell darzustellen und so Änderungen ressourcenschonend umzusetzen. Cloud-Lösungen ermöglichen es dabei, dass sich alle Beteiligten jederzeit per Mausklick auf den neuesten Stand bringen können. Vom Projekt-Kernteam bis zu externen Lieferanten, Partnern oder auch Sponsoren. Dabei ist es auch möglich, den entsprechenden Personen jeweils auch nur die für sie relevanten Informationen zuzuweisen.

Dadurch werden Projekte transparenter und die organisatorischen Abläufe einfacher und übersichtlicher. „Projektmanager werden heute sozusagen von kleinen Robotern begleitet, die ihnen viele zeitraubende Aufgaben abnehmen“, sagt Huemann. Vorraussetzung dafür ist allerdings, dass man weiß, wie man diese Roboter dirigiert.

Leadership als Auftrag

Nichts geändert hat sich an der Tatsache, dass kein Projekt mit einem anderen zu vergleichen ist. Von den Projektmanagern oder Projektleitern wird daher echte Leadership gefordert. Sie benötigen dafür auch entsprechende Befugnisse, um die Führungsposition auch ausfüllen zu können.

„Im Projektmanagement kommt dem Thema Leadership eine noch wichtigere Rolle zu als in anderen Bereichen in einem herkömmlichen Unternehmen“, betont Huemann. Zum einen, weil Projektteams nur für eine bestimmte Zeit speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt werden und der Verantwortlichen das Projekt so schnell wie möglich arbeitsfähig machen muss.

Zum anderen sind die Projektmanager in den wenigsten Fällen mit direkten Weisungsbefugnissen ausgestattet, weil Projekte in der Regel abseits der normalen Hierarchieebenen ablaufen und die Projektmanager auf großen Widerstand stoßen: Projekte werden leider immer noch häufig als Bedrohung für die klassischen hierarchischen Ebenen in einem Unternehmen empfunden.“

Erfolgreiche Projektmanager müssen daher in der Lage sein, schnell adäquate Strukturen zu implementieren und gleichzeitig das Projektteam entsprechend zu führen. Ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, hängt immer mehr davon ab, wie professionell der Projektmanager mit Widersprüchen und unterschiedlichen Interessenslagen umgehen und ob er auch bei „starkem Gegenwind“ seine Ziele konsequent verfolgen kann.

Digitales Know-How

Ein fundiertes Verständnis für digitale Technologien wird heute quer durch alle Sparten vorausgesetzt, doch Projektmanager müssen mehr können. Sie müssen auch die richtigen digitalen Tools für das Projekt kennen und auswählen. Was keine leichte Aufgabe ist, denn die Auswahl an digitalen Tools für unterschiedliche Bereiche ist riesig – und es werden ständig mehr.

„Alle haben ihre Vor- und Nachteile“, erläutert Huemann: „In vielen Unternehmen ist Jira im Einsatz, aber auch altbekannte Tools wie MS Projects sind dank der modulartigen Verwendungsmöglichkeiten beliebt. Es gibt außerdem Tools, die im Speziellen für agile Methoden verwendet werden, darunter Zenhub oder Taiga. In der Praxis bewährt haben sich zudem unter anderem Clarizen, monday.com und Celoxis.“

Wichtig ist für die Projektmanagement-Expertin der Hinweis, dass nicht immer die Anschaffung einer neuen Infrastruktur erforderlich ist. „Digitale Zusammenarbeit ist auch für kleine Projekte längst üblich. Um die erfolgreich umzusetzen, reichen oft frei erhältliche Tools oder bewährte IT-Programme. Reduce to the max lautet hier das Motto“, sagt Huemann.

Dazu kommt: Die Zusammenarbeit wird durch digitale Plattformen und Werkzeuge zwar erleichtert, doch gerade am Anfang eines Projekts sollte sich das Team auch real zusammensetzen. Denn trotz aller digitaler Werkzeuge ist der zwischenmenschliche Kontakt nach wie vor die Basis für den Erfolg eines jeden Projekts. Huemann: „Die traditionelle Methodik hinter den einzelnen Arbeitspaketen funktioniert wie bisher, auch wenn der Strukturplan zum Teil anders aussieht.“


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