Jobsuche: Bewerber, bitte warten!

Jobsuche: Bewerber, bitte warten!

Die Leiden der neuen Bewerber: Chaotische Prozesse, schlechtes Timing und keine ehrliche Kommunikation: Welche Fehler Unternehmen beim Recruiting machen. Was sich Bewerber (nicht) gefallen lassen müssen und was Profis raten.

Drei Monate, fünf Runden und ungezählte Stunden Arbeit kostet Markus P. seine Bewerbung für einen Job im mittleren Management eines heimischen Industrieunternehmens. Bei den Gesprächen ist einmal die HR-Abteilung dabei, dann wieder ein externer Berater, alles zieht sich. Gut, dass P. zu der Zeit keinen anderen Job mehr hat, anders würde er neben dem Familienleben kaum die Zeit aufbringen, Konzepte und Fallstudien für ein Unternehmen zu schreiben, das nicht seines ist.

Bewerber müssen heute oft viel Geduld, starke Nerven und Leidensfähigkeit aufbringen, werden im Kreis geschickt, manchmal schikaniert oder gar für dumm verkauft - das legen nicht nur die dem trend vorliegenden Echtfälle (siehe die hervorgehobenen Zitate im Artikel) nahe, das belegen Umfragen.

"Elf Bewerbungen mussten Bewerber für ihre letzte Anstellung verfassen", stellt eine Erhebung des E-Recruiters Softgarden fest. Mehr als die Hälfte absolvierten zwei Gespräche, ein Viertel der Unternehmen strapazierte die Geduld der Kandidaten über die Maßen, indem sie sie mehr als vier Wochen auf den Termin warten ließen. Und dabei ist das in der Regel einstündige Gespräch nicht die erste Hürde, die den Kandidaten erheblichen Zeitaufwand abverlangt. "Während man als Bewerber für eine seriös vorbereitete erste Bewerbungsphase zwei bis drei Tage rechnen muss - Recherche zu Unternehmen und Job, Formulierung des Anschreiben, Lebenslauf aktualisieren, Dokumente scannen und eventuelle Telefonate im Vorfeld -, nimmt sich das Unternehmen oft nur noch drei bis fünf Minuten Zeit pro Bewerber", gibt sich eine Jobsucherin gegenüber dem trend frustiert. "Dafür habe ich angesichts einer Vielzahl der Bewerbungen Verständnis. Eine automatisierte Standardmail enttäuscht dann aber doch."


Nach sieben Gesprächsrunden hat es mir gereicht. Ich habe den Personalern gesagt, entweder sie nehmen mich jetzt, oder sie lassen es. Den Job habe ich bekommen.

Das Bewerberdilemma hat unterschiedliche Ursachen: Ein evidentes Problem sind schlecht organisierte Unternehmen beziehungsweise HR- oder Fachabteilungen, die bei Vakanz einer Stelle ein Inserat in die Welt setzen, ohne das Anforderungsprofil konkret erarbeitet zu haben. Das Motto: Schauen wir mal, dann sehen wir schon, wer sich bewirbt. Ebenso unspezifisch laufe dann auch das Bewerbungsverfahren ab, kritisieren Personalberater. Das passiert nicht nur, wenn die unternehmenseigene HR nach Mitarbeitern sucht, sondern auch in Zusammenarbeit mit externen Personalberatern. "Da gibt es einige, die den Diskurs mit Kunden scheuen und ihre Prinzipien über Bord werfen", weiß Charlotte Eblinger von Eblinger & Partner. Markus Baumann, Partner bei Amrop Jenewein und Spezialist für Executive Search, gehört jedenfalls nicht zu dieser Spezies, sondern stellt sich der Herausforderung, die teils digitalisierungsbedingt ist: "Klassische Kandidatenprofile werden immer öfter obsolet, da neue Kompetenzkombinationen gefragt sind, die oftmals in der gesuchten Form (noch) nicht vorhanden sind. Je sorgfältiger der Prozess von Beginn an aufgesetzt und die Möglichkeiten im Markt klar sind, desto schneller ist eine optimale Besetzung möglich."

Anforderungsprofil

Dazu gehört auch, die Stellenanzeige nicht wie mit dem Schrotgewehr über alle verfügbaren Onlinekanäle in die Welt zu schießen und sich dann zu wundern, wenn die Postfächer vor Lebensläufen überquellen.

Je unkonkreter die Stellengesuche und generalistischer der Job, umso mehr Bewerber fühlen sich angesprochen. Ein Phänomen, das auch Barbara Stimpfl- Abele, Chief Human Resources Officer bei der Anwaltskanzlei Wolf Theiss, beobachtet: "Wenn wir ein abgeschlossenes Studium verlangen, bewerben sich ungleich mehr Kandidaten als früher. Das hat mit der Umstellung auf das Bologna-System zu tun: Der Bachelor ist schneller geschafft als früher der Magister. Manche Inserate müssen wir nach einer Woche offline nehmen, weil sich zu viele bewerben."

Verglichen mit der Situation von vor drei Jahren: Wie hat sich die Dauer des Einstellungsprozesses verändert?

  • 11 % Erheblich verlängert
  • 49 % Etwas verlängert
  • 28 % Unverändert
  • 12 % Eher verkürzt
  • 0 % Erheblich verkürzt

Quelle: Robert Half, Arbeitsmarktstudie 2016

Die HR-Abteilung bei Wolf Theiss hat sich strikte Terminpläne verordnet. "Binnen einer Woche bekommen die Kandidaten Bescheid, Gesprächstermine passieren in zwei bis maximal drei Wochen. Mehr als zwei Runden gibt es nicht, bei der dritten ist dann bereits das Team zum Kennenlernen mit dabei", erzählt sie. Wie diese Pläne zu halten sind? "Bei uns kümmern sich drei Personen nur ums Recruiting, Software hilft bei der Administration, und bestimmte Spezialisten suchen wir etwa nur über juristische Jobportale."


Ich hatte zwei lange Bewerbungsgespräche auf Englisch, ein Konzept abgegeben und einen Pressetext geschrieben. Dann hieß es 'Wir vergeben doch keinen Job'. Das ist mir bei zwei Institutionen passiert.

Richtig kompliziert wird es in internationalen Unternehmen. Kaum eines, das in Österreich noch eine eigene HR-Abteilung beschäftigt. So mögen diese Unternehmen zwar Personal für die Österreich-Niederlassungen suchen - die Entscheidungen für einen neuen Mitarbeiter werden aber anderswo getroffen, wo noch dazu das Wissen über lokale Eigenheiten fehlt.

Robert Koenes, Geschäftsführer von Iventa International Management Consulting, kennt das Problem zur Genüge: "Prozesse verzögern sich in diesen Matrix-Organisationen extrem. Jeder Manager oder Partner will bei der Personalentscheidung mitreden, letztlich fehlt allerdings allen die Zeit dafür. Bewerber absolvieren Runde um Runde, Entscheidungen werden immer wieder verschoben." Nicht selten auch auf den Sankt-Nimmerleins-Tag, wenn Entscheider plötzlich draufkommen, dass der eigens ausgeschriebene Job vielleicht ohnehin obsolet geworden ist.

Unterstützung

Im Belvedere waren die Anzeigen noch gar nicht getextet, kamen schon reihenweise Iniatiativbewerbungen. Wechselt bei einem kulturellen Leitbetrieb die Direktion, wechseln auch Strategien und Jobs, teils sehr spezifische im wissenschaftlichen Bereich, teils breiter angelegte wie in Kommunikation oder Marketing. "Wir hatten über 500 Bewerbungen im ersten Halbjahr", erzählt Belvedere-Prokuristin und HR- Verantwortliche Kathrin Pressler, "die Qualität war durchwegs sehr hoch. Auch für Assistenzposten bekamen wir viele Initiativbewerbungen überqualifizierter Kandidaten." Für den außerordentlichen Ansturm holte man sich für diese Recruiting-Offensive ausnahmsweise Hilfe von einem Personalberater, um das "Bewerbermanagement administrativ gut abzuwickeln und Potenzialanalysten zu machen", so Pressler. Absagen, Kontakt mit Kandidaten halten, über Schritte und Verzögerungen informieren, bevor diese abspringen, ist ein aufwendiger Kommunikationsprozess. "Wenn sich Entscheidungen verzögern, ist es wichtig, den Bewerbern über die Gründe reinen Wein einzuschenken", sagt Personaler Koenes. Ansonsten droht die Gefahr, dass die besten Köpfe mitten im Prozess abspringen.

Gründe für ein langes Einstellungsverfahren

  • 72 % Schwierig, qualifizierte Bewerber zu finden
  • 53 % Bewerber haben anderes Angebot angenommen
  • 35 % Gestiegene Ansprüche der Bewerber an Arbeitgeber
  • 23 % Zusätzliche Gesprächsrunden

Quelle: Robert Half, Arbeitsmarktstudie 2016

Laut Robert-Half-Arbeitsmarktstudie 2016 gingen 53 Prozent der Unternehmen die favorisierten Kandidaten aus diesem Grund durch die Lappen. Das Belvedere werden die Kandidaten in guter Erinnerung behalten. Schließlich bekamen alle ein Dankesschreiben der Direktion und Eintrittskarten für die Häuser. Eine Geste, die in Erinnerung bleibt, Employer Branding aus dem Lehrbuch.

Hohe Anforderungen

Auf einem Markt für extrem gefragte Skills agiert der österreichische Frequentis-Konzern, der IT- und Kommunikationssysteme für die Luftfahrt entwickelt. Personalchefin Lisa Maria Vesztergom verwaltet 4.000 Bewerbungen im Jahr, die initiativ oder gesucht hereinkommen und die ohne entsprechende Softwarelösung nicht gehandelt werden könnten. Allein in Österreich stellte das Unternehmen 2016 gut 100 Mitarbeiter neu ein.

Dass die Bewerber davon oft gar nicht in Karriereportalen lasen, sondern auf persönlich informellem Wege erfuhren, hat auch damit zu tun, "dass das Netzwerk hochtechnischer Experten sehr gut miteinander verbunden ist. Solche Potenziale suchen nicht, sondern werden gefunden." Großen Wert legt man beim IT-Unternehmen darauf, früh mit dem Bewerber in Kontakt zu treten und über alle Runden auch zu bleiben, selbst wenn man - wie im Ausland - gelegentlich auf die Hilfe von Personalberatern zugreift. Neben striktem Terminmanagement - der Prozess dauert zwei Wochen, bei strategisch wichtigen Positionen maximal zwei Monate - kommen Bewerber schon in der zweiten Runde Kontakt mit dem Team.

Wenn Sie an Ihr letztes Bewerbungsgespräch denken: Wie viel Zeit ist tatsächlich vergangen?

  • 21 % Weniger als eine Woche
  • 26 % Ein bis zwei Wochen
  • 22 % Zwei bis drei Wochen
  • 25 % Mehr als vier Wochen
  • 6 % Ich erinnere mich nicht

Quelle: Softgarden

Bei Frequentis hört man tatsächlich auf die Ratschläge der Personaler. Profis wie Manuela Lindlbauer empfehlen den Entscheidern bereits am Anfang des Suchprozesses, erste mögliche Gesprächstermine im Kalender zu vermerken, um Kandidaten nicht lange warten zu lassen. Klingt simpel - doch genau an solchen Kleinigkeiten scheitert es mitunter.

Geistiges Eigentum

Wer solcherart gesucht und betreut wird, hat es gut. Beklagt werden von Bewerbern, vor allem für mittelqualifizierte Aufgaben, dass die zu nehmenden Hürden höher werden. "Oft sind es ganze Businesspläne, die eingefordert werden", sagt eine Bewerberin, "und es gibt keinen Hinweis darauf, dass manche dieser Ideen dann nicht einfach verwendet werden." Dass hier freihändig geistiges Eigentum inkorporiert wird, ist nicht zu bestreiten.


Weil man sich den Segen des CEOs holen wollte, musste ich für ein Gespräch mit ihm nach Paris fliegen. Dort schüttelte er mir zehn Minuten die Hand, und das war's.

Charlotte Eblinger kann über so viel Chuzpe nur den Kopf schütteln. Zwar dürfe man von Bewerbern gewissenhafte Vorbereitung erwarten, aber der Aufwand müsse dabei im Verhältnis zum Ergebnis stehen. "Die Angst vor falschen Entscheidungen ist unfassbar groß geworden, weswegen solch ausführliche Case-Studies ebenso verlangt werden wie unzählige Gesprächsrunden", sagt sie. Niemand will mehr die alleinige Entscheidung für einen Kandidaten treffen. Zu groß scheint das Risiko, danebenzuhauen.

Dass von chaotischen Bewerbungsprozessen auf Strukturschwächen in Unternehmen rückgeschlossen werden kann, liegt nahe. Doch laut Eblinger liegt es meist nur an einem Rädchen im Bewerbungsprozess, von dem man nicht automatisch auf die Unternehmenskultur schließen sollte. Umso ärgerlicher, wenn ausgelobte Jobs plötzlich nicht mehr besetzt oder in einigen Monaten erneut ausgeschrieben werden. Letzteres ist den elendslangen Prozessen geschuldet, oft liege es laut Koenes aber auch daran, dass es das Budget für eine Stelle nur während eines kurzen Zeitfensters gebe.

Wie viele Bewerbungsgespräche finden Sie für die Bewerbung auf eine Stelle angemessen?

  • 24 % eines
  • 56 % zwei
  • 13 % drei
  • 7 % Mehr als drei

Quelle: Softgarden

Erfolgreich abgeschlossen ist ein guter Bewerbungsprozess mit einem sauberen Onboarding. Bei Frequentis gibt es neben einem Welcome-Workshop und den selbstverständlichen Formalitäten, dass "Ausweis und IT-Ausrüstung wirklich schon am ersten Tag bereit sind", auch Schulungsangebote zu Persönlichkeits- oder Projektmanagement. "Neue Mitarbeiter bekommen neben der Führungskraft erfahrene Kollegen als Tutoren zur Seite gestellt, die für alle Fragen zur Verfügung stehen, die einem zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses begegnen." Und nach dem ersten Jahr ziehen alle gemeinsam Resümee. So weit kommt es in vielen Unternehmen gar nicht mehr. Eine indeed-Recruiting-Studie sagt, dass 72 Prozent der Toptalente bereits direkt nach Beginn eines neuen Jobs wieder Stellenanzeigen studieren.

Markus P. hat seine Suche beendet. Er hatte Glück mit seiner Bewerbung. Nach zwei finalen Runden mit dem Vorstand bekam er den Job. Das 120 Seiten starke Dossier, das er angefertigt hat, kann er sich nun binden lassen: "Das ist jetzt mein Handbuch. Da stehen alle Ideen drin, die ich jetzt umsetzen darf", freut er sich. Traumjob - hart erarbeitet.


Der Artikel ist ursprünglich in der trend-Ausgabe 38/2017 vom 22. September 2017 erschienen.

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