Smarte Meetings: Techniken und Technologie für Besprechungen mit echtem Mehrwert

Ganz gleich ob Brainstorming, Update-, Abstimmungs- oder Kunden-Meeting – Business-Besprechungen begegnen den meisten von uns im täglichen Arbeitsleben. Das Problem daran: Ineffiziente Besprechungen sind absolute Produktivitäts-Dämpfer, die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ihre Arbeitszeit sowie den letzten Nerv rauben. Ohne die richtigen Technologien und vernünftig angewandte Techniken, bringen Meetings nur in den seltensten Fällen handfeste Ergebnisse hervor.

Smarte Meetings: Techniken und Technologie für Besprechungen mit echtem Mehrwert

Schlechte Vorbereitung, unstrukturierte Durchführung und die Verwendung veralteter Meeting-Technologien sind jedoch Dinge, die ganz simpel angegangen und verbessert werden können. Vor allem heute, da die neuesten Geräte wie zum Beispiel der Surface Hub von Microsoft bereits alles vereinen, was es für das effiziente gemeinsame Arbeiten in einem Termin braucht.

Wie die größten Killer effizienter Meetings schlichtweg eliminiert, zusätzlich Zeit und Geld gespart und frischer Wind in die bestehende Meeting-Kultur gebracht werden kann, zeigen die folgenden Denkanstöße für wahrlich smarte Meetings.

Beschreibung: Surface Hub ist ein leistungsstarkes Gerät für Teamarbeit, das zur Förderung der Zusammenarbeit entwickelt wurde. Unsere Partner freuen sich schon darauf eure Fragen, rund um das Surface Hub, zu beantworten.

Jedes Meeting 20 Minuten kürzer

Es wäre doch schön, wenn ein einstündiges Meeting tatsächlich einmal nur eine Stunde in Anspruch nehmen würde. Tut es in den meisten Fällen aber nicht. Rund 10 Minuten werden dafür gebraucht Beamer, Laptop, etc. vorzubereiten und im Anschluss nochmals 20 Minuten, um alles Besprochene festzuhalten oder gar die Flip-Chart Blätter abzufotografieren, die entweder abgetippt oder nie wieder angeschaut werden. Wer alle Meetings im Jahr zusammenzählt, erkennt schnell, dass hier richtig viel Zeiteinsparungspotenzial dahintersteckt, das man mit dem Surface Hub zu gewinnen weiß: Es ist einzig ein Gerät, das sowohl für die Präsentation selbst, für die Notizen im Meeting als auch für das Teilen danach mit allen Teilnehmern herangezogen werden kann.

Die Ergebnisse einer aktuellen Forrester Research Studie* zeigen, dass Unternehmen, die auf innovative Meeting-Technologien wie das Surface Hub von Microsoft setzen, ihre Kapitalrendite um durchschnittlich 138 Prozent steigern können. Zudem bestätigen die Ergebnisse, dass die richtigen Meeting-Technologien unerlässlich für effiziente Meetings und sagenhafte Geschäftszahlen sind: So konnten in Unternehmen, die das Microsoft Surface Hub nutzen, Besprechungen um durchschnittlich 15 bis 23 Minuten verkürzt und die Verkaufszahlen um durchschnittlich 20 Prozent gesteigert werden.

Teamwork - egal ob ganz nah oder weit weg

„Zu viele Köche verderben den Brei“, sagt man. Auch Meetings, an denen zu viele, nahezu unbeteiligte Personen teilnehmen, sind in den wenigsten Fällen produktiv. Mit dem rechten Mix an Personen mit entsprechender Expertise für das Thema, funktioniert die Zusammenarbeit erfahrungsmäßig am besten. Da Teilnehmer eines Meetings nur in den seltensten Fällen über den gleichen Wissensstand zu einem Projekt verfügen, können komplexe Modelle, Probleme und deren Lösungsansätze zu Beginn anschaulich dargestellt werden. Hilfreich für schnellere Entscheidungsfindung und generell höhere Meeting-Qualität ist der Microsoft Surface Hub. Bis zu drei Personen gleichzeitig können per Touch- und Freihandeingabe am Surface Hub zeichnen, Ideen entwickeln und Inhalte visualisieren. Remote-Teilnehmer lassen sich per Video mit einbeziehen. So lassen sich selbst umfassende Thematiken wie Produkt-Design oder der Aufbau komplizierter Maschinen so darstellen, dass alle konkrete Vorstellung bekommen, gezielt daran weiterarbeiten können und so rascher zu einer Entscheidung kommen. Auch Kundengespräche lassen sich mit dem Microsoft Surface Hub interaktiver gestalten. Ideen und Lösungen können anschaulich skizziert und selbst kleinteilige und komplexe Abbildungen dank Zoomfunktion optimal präsentiert werden.

Technik, die funktioniert

Es gibt wahrscheinlich niemanden, der nicht schon an Präsentationen teilgenommen hat, in denen dann plötzlich gar nichts mehr ging: Das richtige Kabel zum Anschließen des Notebooks an den Präsentationscreen fehlt, das Video lässt sich nicht abspielen und über das Telefon hört man statt der zugeschalteten Teilnehmer nur ein Rauschen. Modernste Meeting-Technologien wie das Microsoft Surface Hub leisten hier ganz rasch Abhilfe. Teilnehmer von Außerhalb können sich per Skype for Business leicht dazu schalten. Sie werden nicht nur gesehen, sondern sehen auch selbst den Meetingraum und nehmen aktiv am Geschehen teil. Durch die integrierten Kameras des Surface Hubs wird jene Person im Raum fokussiert, die gerade spricht – so ist es auch für Nicht-Anwesende leicht dem Gespräch zu folgen. Via WLAN können alle möglichen Devices direkt mit dem Surface Hub verbunden werden – lustiges Kabelsuchen und Inkompatibilität sind damit passé.

Es gibt bestimmt noch 100 mehr Geschichten, von Besprechungen, an die man sich lieber nicht erinnert. Damit Meetings in Zukunft als das wahrgenommen werden, was sie sein sollten – effiziente Zusammenarbeit der Besten im Team – gilt es Neues zu probieren. Neue Techniken und neue Technologien – für Besprechungen mit Mehrwert.

Bei Interesse am Surface Hub kann man sich direkt bei Microsoft Österreich unter 01 610640 melden – deren Expertinnen und Experten beraten gerne.

*Quelle

In Kooperation mit Microsoft

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