Online-Events: Von der Notwendigkeit zur Erfolgsveranstaltung

Seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie boomen Online-Events und Konferenzen. Deren Gestaltung erfordert neue Kompetenzen, die bisher eher in der TV-Produktion zu finden waren. Der Produzent Jens-Uwe Meyer und der Agentur-Chef Yan Doll geben Tipps dafür.

Ein Teil des "neuen Normal": Online-Kongresse, Konferenzen und sonstige virtuelle Veranstaltungen.

Ein Teil des "neuen Normal": Online-Kongresse, Konferenzen und sonstige virtuelle Veranstaltungen.

Viele Unternehmen haben, solange das Thema Corona unser (Arbeits-) Leben bestimmt, keine andere Wahl als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich zu experimentieren. „Sonst besteht die Gefahr, dass sie den Draht zu ihren Mitarbeitern und Kunden verlieren und keine Neukunden mehr akquirieren“, sagt Jens-Uwe Meyer, Managementberater und Keynote-Speaker mit langjähriger Erfahrung als TV-Produzent. In der Pandemie hat er vermehrt virtuelle Veranstaltungen für Unternehmen konzipiert und zum Erfolg geführt.

Online-Events sind, so Meyer, jedenfalls keine zweitklassige Alternative. Sie werden die Art, wie Events geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. „Was wir gerade erleben, ist kein Strohfeuer“, ist sich auch Yan Doll, DACH-Country-Manager bei der Redneragentur Athenas sicher. Das Unternehmen vermittelt namhafte Referenten und Persönlichkeiten für Präsenz- und Online-Veranstaltungen. „Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine große Rolle spielen.“ Ebenso die Zahl der „sogenannten hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden“, ergänzt Meyer.

An technischen Möglichkeiten dafür fehle es nicht. Erfolgsentscheidend sei aber, wie so oft im Geschäftsleben, das „gewusst wie“. Gute und kompetente Speaker sind ein Erfolgsfaktor und gefragt. "Seit Ausbruch der Pandemie steigt die Nachfrage nach Keynote-Speakern für Online-Formate kontinuierlich", weiß Doll. Doch einfach nur eine bekannte Persönlichkeit oder einen anerkannten Spezialisten reden zu lassen, reicht nicht, damit ein Online-Event funktioniert. In diesem Punkt sind sich beide Experten einig.

Für Unternehmen und Event-Veranstalter haben sie drei Tipps parat, die auf jeden Fall beherzigt werden sollten.

Tipp 1: Bitte eindrucksvolle Bilder

Beim Fernsehen gibt es den Begriff „Talking Heads“. Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe parlieren, ohne eine visuelle Abwechslung für die Zuschauer. Sie sind Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen viele YouTuber mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Dies ist höchstens ein, zwei Minuten interessant, dann schalten die Zuschauer ab. „Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu visualisieren“, betont denn auch Meyer. „Bei Online-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon sehr früh bei der Planung Gedanken über das visuelle Konzept machen.“


Tipp 2: Lieber kürzer, dafür häufiger

Bei Präsenzveranstaltungen im Kongress- und Konferenzbereich haben sich in der Vergangenheit ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt, mit 30- bis 60-minütigen Vorträgen als Veranstaltungsrahmen; dazwischen gibt es Kaffeepausen und kleine Workshops. Aus folgendem Grund: Die An- und Abreise vieler Teilnehmer dauerte oft so lange, dass sie vor Ort übernachten mussten. Also musste ihnen aus Veranstaltersicht ein Programm rund um die Uhr geboten werden, damit sich diese Zeitinvestition lohnt.

„In Online-Konferenzen, Tagungen und Kick-Offs muss man die zentralen Botschaften in einer viel kürzeren Zeit rüberbringen als in den traditionellen Präsenz-Veranstaltungen“, betont Doll. Die Redebeiträge sollten kürzer sein und in die Vorträge sollten interaktive Elemente wie Publikumsfragen per Chat oder Interviews integriert sein. Meyer ergänzt: „Die ideale Länge eines Online-Events sind 30 bis maximal 120 Minuten.“ Für Unternehmen bzw. Redner bedeutet dies: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events lieber auf Veranstaltungsreihen oder Serien.


Tipp 3: Schaffen Sie Highlights

Mal ehrlich: Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Agenda eine Videokonferenz, ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wenn ja, sind Sie ein Exot: Die meisten Personen nicht. Entsprechend hoch ist die sogenannte „No-Show-Rate“ bei Online-Events – also die Zahl der angemeldeten Teilnehmer, die nicht „erscheinen“. Sie ist deutlich höher als bei Präsenz-Veranstaltungen. „Auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein finanzieller Schaden entsteht“, erklärt Doll das Phänomen. Schliesslich muss er für das Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das anschliessende Get-together aufbauen.

Zugleich könnten aber im Prinzip alle Interessierten weltweit an einem Online-Event teilnehmen, sofern Sprachbarrieren überwunden werden – was die effektive Teilnehmerzahl schwer kalkulierbar macht. „Definieren Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld sehr genau“, rät Meyer deshalb. Zudem gilt es Highlights zu schaffen und diese entsprechend zu kommunizieren. „Sprechen Sie danach die potenziellen Teilnehmer abgestuft, mehrfach gezielt an, um ihre Neugier zu wecken. Steigern Sie Ihr Interesse an dem Event – auch über die Social-Media-Kanäle. Und halten Sie nach der Anmeldung das Interesse zum Beispiel durch inhaltliche Appetithäppchen hoch. Dann ist die No-Show-Rate niedriger.“

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