Künstliche Intelligenz räumt auf

Verträge zu verwalten, gehört zu den langweiligsten Büroroutinen. Wie gut, dass sich die Verträge dank künstlicher Intelligenz nun selbst melden, wenn etwas zu tun ist.

Künstliche Intelligenz räumt auf

Aktenschränke sind das Faxgerät unter den Büromöbeln. Sie werden immer weniger gebraucht.

Klicken und abspeichern statt lochen und abheften ist die Vorgangsweise im digitalisierten Büro. Tausende Dokumente, die viele Laufmeter an Ordnern füllten, passen heute auf die Festplatte. Die digitale Kommunikation im Geschäftsalltag hat dafür gesorgt, dass die Dokumente digital erfasst sind.

Das Ordnunghalten bleibt den Datenbesitzern allerdings nicht erspart – das ist im Alltag schon nicht einfach und wurde durch das entgrenzte Arbeiten im Homeoffice noch einmal schwieriger.

Andreas Obermüller, CTO beim Großhändler Schachermayer, erzählt, was in vielen mittelständischen Unternehmen gängige Praxis ist. „Sind sie erst einmal abgeschlossen, werden Verträge meist einfach abgelegt. Wenn man sie nicht im Blick hat, versäumt man wichtige Fristen.“ Bei Schachermayer sind das allein in der IT-Abteilung ein paar Hundert Verträge – Wartungsverträge, Hardwareverträge und dazu noch Lizenzverträge.

Für die Organisation hatte das traditionsreiche Familienunternehmen keine Lösung im Einsatz. Zum Umdenken führte nicht nur die mengenmäßig Zunahme, sondern auch der Umstand, dass schlecht verwaltete Verträge Geld kosten. „Es ist gerade in der IT-Branche immer mehr zur Praxis geworden, dass Verträge bei der Verlängerung teurer werden. Mit Fristen muss man sehr genau sein.“ Obermüller evaluierte Lösungen für Vertragsmanagement und testete dabei auch die Cloud-Lösung des österreichischen IT-Anbieters Fabasoft, Contracts. Sein Resümée: „Die automatischen Erinnerung, dass ein Vertrag abläuft, war eines der stärksten Argumente für die Lösung.“

Der Vertrag meldet sich via Push-Nachricht automatisch, wenn etwas zu unternehmen ist. Das technische Setup von Fabasoft Contracts war für Obermüller keine Hexerei: „Für etwas IT-affine Anwender ist es sehr einfach.“

VERTRAGSMANAGEMENT. Funktionen und Fachbegriffe


SUCHTECHNOLOGIE. Basis für die digitale Verarbeitung ist die Texterkennung (OCR). Sie macht aus den Scans bzw. Bildern verarbeitbare Texte. Die Texte werden wie bei einer Suchmaschine über die wichtigen Inhalte (Namen, Stichtage, Details etc.) indiziert.

SCHNITTSTELLEN. Die nahtlose Anbindung an gängige Büroprogramme und Firmensoftware (von Microsoft bis SAP) sollten Standard sein, ebenso wie mobile Versionen für das Smartphone, um effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen.

SPEICHERORT. Die Cloud ist mittlerweile auch hier der bevorzugte digitale Archivraum. Aus Compliance- und Sicherheitsgründen sollte auf Zertifizierungen geachtet werden. Der Dienstleister muss Auskunft geben, wo und wie er die Vertragsdaten


Bei Schachermayer bestand die Hauptarbeit darin, die zuvor unverarbeiteten Konvolute aufzuarbeiten. „Sind die Dokumente einmal ins System eingecheckt, funktioniert das wunderbar.“

Dass die Anwender mit dem System gut zurechtkommen, bestätigt auch der Produktexperte beim Lieferanten Robin Schmeisser: „Im Bedarfsfall unterstützen wir den Kunden bei der Konfiguration. Das dauert wenige Stunden. Vielfach ist das aber nicht nötig.“

Lösungen für das Vertragsmanagement gibt es heute als Einzelprodukte, aber auch als Erweiterungen großer Softwaresuiten. Sie können lokal auf den eigenen Rechnern laufen oder in der Cloud: Anwender sollten im Idealfall lokale, nach europäischen Standards zertifzierte Anbieter wählen. Die Vertragsinhalte werden indiziert und sind wie bei einer Suchmaschine auffindbar. Bei Contracts kommt die hauseigene Mindbreeze-Technologie zum Einsatz, die für das Beratungsunternehmen Gartner zu den innovativen Marktführern gehört und noch mehr spezifische Daten oder Kommentare indizieren und damit durchsuchbar machen kann.

Die Kosten für soviel künstliche Intelligenz im Archiv sind jedenfalls überschaubar, und richten sich meist nach der Anzahl der Nutzer im Unternehmen. Ein paar Hundert Euro pro Monat sind ein Investment, das sich angesichts der Kosten, die schlecht verhandelte oder administrierte Verträge verursachen können, schnell rechnet. Bei Schachermayer kommen nach den IT-Verträgen nun auch die Immoverträge ins Archiv.



„KI erkennt die Vertragsart“

Die Pandemie hat den Bedarf für stabile digitale Arbeitsabläufe aufgezeigt und Entwicklungen beschleunigt. Robin Schmeisser - Digitalisierungsexperte für Vertragsmanagement bei Fabasoft.

trend: Ab wann der Einsatz von Vertragsmanagementsoftware Sinn macht, entscheidet die Anzahl der Verträge nicht die Firmengröße, richtig?
Robin Schmeisser: Eine digitale Vertragsmanagementsoftware macht jedenfalls Sinn. Die Pandemie hat gezeigt, dass Unternehmen, die auf Digitalisierung setzen, wesentlich resilienter sind. Verträge stellen zentrale Erfolgsfaktoren für Unternehmen dar und involvieren zumeist mehrere Bereiche – an den Vorteilen einer digitalen Vertragsmanagementsoftware führt kein Weg vorbei.

Was leistet die künstliche Intelligenz in dem Kontext?
Die künstliche Intelligenz versteht die unstrukturierten Inhalte in den Verträgen. Sie „erkennt“ die Vertragsart, ob es sich etwa um einen Miet- oder einen Wartungsvertrag handelt, „findet“ Fristen, Partner und weitere Metadaten. Diese übernimmt sie – inklusive des Dokuments – in die digitale Vertragsakte. Die KI beschleunigt damit die Digitalisierung signifikant. Zudem finden sich die Anwender mit der intelligenten semantischen Volltextsuche genauso einfach und schnell zurecht wie in einer Suchmaschine.

Verträge werden oft von einzelnen Abteilungen wie Recht oder IT betreut: Wie stellt man einen guten Workflow sicher?
Oft ist die Rechtsabteilung die treibende Kraft bei der Anschaffung. Die Notwendigkeit einer gut strukturierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit mit den Unternehmensbereichen spielt dabei meist eine wesentliche Rolle. Eine Vertragsmanagementsoftware regelt das unkompliziert mit automatisierten Workflows.



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