„Ein Zurück wird es nicht mehr geben“

Jan-Peter Koopmann, Chief Technology Officer der NFON AG, spricht über Familienwerte, die Königsdiziplin in der Kommunikation, mitteilsame Mitarbeiter und die neue Liebe zur Cloud: „Wir sind im Sprint in ein neues Zeitalter vorgestoßen."

Jan-Peter Koopmann, Chief Technology Officer NFON AG

Jan-Peter Koopmann, Chief Technology Officer NFON AG

trend: Die erzwungene Übersiedlung ins Home Office hat sich als ungeplanter Digitalisierungsturbo erwiesen. War das jetzt Segen oder Fluch?
Jan-Peter Koopmann: Das kommt sicher auf die Perspektive an, aber letztlich bin ich überzeugt, dass wir langfristig alle – Arbeitgeber und Arbeitnehmer als auch Österreich als Technologiestandort - davon profitieren werden. Digitalisierung und Transformation haben sich nach langer Zeit über Nacht quasi selbst überholt. Wir sind im Sprint in ein neues Zeitalter vorgestoßen. Nennen wir es ein Bewusstsein für die Unerlässlichkeit von Cloud-Technologien.

Wie meinen Sie das?
Wir haben vor geraumer Zeit eine Studie, zur Bereitschaft der Unternehmen auf Cloud-Technologien umzusteigen, durchführen lassen. Das Ergebnis war kurz gesagt ernüchternd. Entscheider gaben zu fast 50 Prozent an, dass der Schritt in die Cloud aufgrund eines bloßen Bauchgefühls nicht angegangen wird. Ganz ähnlich sehe ich das auch im Bildungsbereich. Wenn ein digitales Ausbildungsangebot zwar seit Jahren existiert, aber erst jetzt wirklich genutzt wird, müssen wir uns am Ende nicht wundern, wenn Länder, die neugieriger und experimentierfreudiger sind, an Österreich oder auch Deutschland vorbeiziehen.
Deshalb wird der Impuls, der aktuell durch das Land geht, jetzt Dinge in Gang setzen, die nicht nur temporär entscheidende Faktoren unserer digitaler Zukunft sein werden. Wir sehen doch in dieser schrecklichen Situation: ‚Hey, wir können das, davor brauchen wir keine Angst haben, es funktioniert ... ‚. Also: Ein Zurück zum Status Quo vor Corona wird es nicht mehr geben, für mich unvorstellbar.


Es ist sinnvoll, zumindest eine Art Plan in der Schublade zu haben.

Lehrt uns das Home-Office-Szenario nicht sogar, über bessere Modelle für die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie nachzudenken?
Absolut, ja. Unternehmen haben ja auch eine erweiterte gesellschaftliche Verantwortung: Ist es nicht vielleicht an der Zeit, diese sogenannten Familienwerte teilweise in Unternehmenswerte zu integrieren und etwa den Mittelstand dazu zu bewegen, neben den Arbeitnehmern auch Teile der Familienorganisation an sich zu binden? Kleinstkindergärten wären soziale, emotionale und in hektischen Zeiten organisatorisch entspannte Räume in Unternehmen, die einerseits überfüllte Einrichtungen entlasten würden und andererseits die Familie und die Arbeitsorganisation wesentlich unterstützen könnten. Diese Diskussion wird bestimmt auch Teil einer europäischen Diskussion sein, wenn es darum geht in allen Ländern viele Dinge zu optimieren.

Glauben Sie, dass Mitarbeiter im Home Office von den Arbeitgebern ausreichend betreut werden oder ist die Masse doch ins kalte Wasser geworfen worden?
Die wenigsten Unternehmen ohne entsprechende Ausstattung und gelebte Praxis werden vorbereitet gewesen sein. Und dann musste es schnell gehen, pragmatische Lösungen mussten her. Das entbindet sie aber nicht von der Verantwortung, die Mitarbeiter nachfolgend zu betreuen. Viele Unternehmen haben derzeit vermutlich mehr mit der Zuverlässigkeit und der Menge an Kommunikationsangeboten zu kämpfen, als dass sie sich um die Sicherheit des Zugangs beziehungsweise der Kommunikation Gedanken machen. Denken sie nur an die privaten Internetzugänge, die aufgrund von Home Schooling von mehreren Familienmitgliedern genutzt werden und dadurch eine zuverlässige Kommunikation erschweren. Ob Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen wurden oder nicht, kann ich nicht beurteilen. Allerdings zeigt sich bei vielen Unternehmen, dass es für die Zukunft sinnvoll ist, zumindest eine Art Plan in der Schublade zu haben.


Die einfachste Kommunikation ist und bleibt die Sprachkommunikation.

Was empfehlen Sie Unternehmen, um die aktuelle Situation gut zu meistern?
Auch wenn das im Einzelfall sehr unterschiedlich sein wird, würde ich folgende Stichpunkte in der Vordergrund stellen: Einfachheit, Zuverlässigkeit und Schnelligkeit. Die Kommunikation zwischen Unternehmen, Belegschaft, Kunden und Lieferanten zu gewährleisten, ist vermutlich für alle die Grundvoraussetzung. Hier würde ich empfehlen, mich zunächst vom aktuellen Hype rund um Videokonferenzen zu lösen. Die einfachste Kommunikation ist und bleibt die Sprachkommunikation, das ist die Königsdisziplin, die jeder kann. Ferner ist die Telefonie aus der Cloud in aller Regel schnell in Betrieb zu nehmen. Und dann muss die verwendete Lösung einfach zu verstehen und zu bedienen sein. Das klingt trivial, ist es aber nicht. Wenn Sie bedenken, dass jetzt auch solche Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, denen aufgrund ihrer Funktion jegliche Erfahrung im Umgang mit Kommunikationslösungen fehlt, ist das ein extrem wichtiger Punkt, den Unternehmen zu oft vernachlässigen. Hat man eine vernünftige Telefonlösung aus der Cloud im Einsatz, steigert man automatisch die Zuverlässigkeit der Kommunikation – mit der benötigten Bandbreite und entsprechender Ausfallssicherheit.

Ja, Sicherheit ist derzeit auch eine Topthema: Wie unsicher und teilweise ungeschützt Telekommunikation ablaufen kann, wird vielen Nutzern gerade erst bewusst. Worauf sollten Unternehmer hier achten?
Je intensiver sich ein Unternehmer im Auswahlprozess Gedanken über den Sicherheitsanspruch macht, desto weniger wird er sich den Kopf im laufenden Betrieb zerbrechen müssen. Wir haben Sicherheit als Kernelement bei der Entwicklung unserer Plattform verstanden und dementsprechend viel investiert. Ein guter Cloud-Anbieter wird Maßnahmen ergreifen, um Sicherheitsprobleme bei seinen Kunden auch vorab zu erkennen, und zum Beispiel Missbrauch wie Fraud oder Ähnliches möglichst früh verhindern. KMU sollten sich hier an Experten wie IT-Partner oder Systemhäuser wenden. Lässt man diesen Aspekt außen vor, dann hat der in Sicherheitsfragen unbedarfte Anwender eigentlich nur die Möglichkeit, sich auf die Reputation des Unternehmens zu verlassen: Die Ergebnisse einer Recherche in den Medien können auch ein guter Indikator sein. Wir gehen mit Störungen – und die treten bei jedem Anbieter auf – sehr transparent um. Ein eigens eingerichteter Service ermöglicht es bei Verdacht online nachzusehen was für ein Problem vorliegt und in welchem Status sich die Problembehebung befindet. Transparenz ist auch ein wesentlicher Baustein von Sicherheit, und ein wichtiger Vertrauensfaktor, der häufig unterschätzt wird.


Es wird fast schon fahrlässig mit Unternehmensinterna herumgeschmissen.

Wird beim Thema Sicherheit oft nicht auch falsch investiert bzw. umgesetzt: Die technische Security lässt man sich einiges kosten, und dann kommentieren Mitarbeiter in der Öffentlichkeit lautstark Geschäftszahlen oder Projekte?
Das ist leider sehr oft zu beobachten. Ich bin ein Bahnfahrer und es ist immer wieder sehr unterhaltsam wie unbedarft, leichtsinnig und fast schon fahrlässig wie Mitarbeiter, aber auch Geschäftsführer, Berater und andere mit Unternehmensinterna regelrecht um sich schmeißen. Sei es eben am Telefon, massenhaft ausgedruckte Präsentationsseiten, die am Gruppentisch für alle sichtbar sind oder – immer wieder gerne gesehen – ungeschützte Notebookbildschirme. Das gibt es alles und als Vorstandsmitglied eines börsennotierten Unternehmens verschlägt es mir manchmal die Sprache wie leichtsinnig Professionalität untergraben wird, also das ernsthafte Bemühen, IT-Sicherheit herzustellen. IT-Sicherheit hört nicht am Schreibtisch auf, das ist wichtig und gilt immer, auch im Home Office.

Muss der Home-Office-Mitarbeiter Angst vorm Arbeiten haben?
Nein. Er sollte sich schlicht und einfach an die Regeln des Unternehmens halten, keine dritten Personen an das Firmen-Notebook lassen, auch keine Familienmitglieder etc. Die Liste von Tipps ist so individuell wie unendlich. Wichtig ist einfach und da bin ich nicht müde es zu wiederholen: Wenn der Mitarbeiter Fragen zur Sicherheit hat, egal um welche Anwendung es geht, keine Frage ist zu doof, um sie nicht zum tausendsten Mal zbei der IT-Abteilung oder dem sonstigen Ansprechpartner zu stellen. Fragen erhöhen die Qualität von Sicherheit. Im Zweifel gilt: Während der Home-Office-Zeit den Apfelsaft vom Töchterchen immer weit weg vom Notebook abstellen, sonst geht nämlich gar nichts mehr.


Bei vielen Unternehmen wurde ein Bewusstsein für die Vorteile einer flexiblen Geschäftskommunikation geschaffen.

Wie hoch ist die Home-Office-Quote denn bei NFON in den letzten Wochen nach oben geschnellt?
Wir haben jedem Mitarbeiter empfohlen, von zu Hause aus zu arbeiten, sofern es nicht zwingende Gründe für eine Anwesenheit im Büro gibt. Daher liegt die Quote derzeit bei fast 100 Prozent.

Sehen Sie Ihr Unternehmen kurz- oder mittelfristig als potenziellen „Krisengewinner“?
Die momentane Situation hat bei vielen Unternehmen ein Bewusstsein für die Vorteile einer flexiblen Geschäftskommunikation geschaffen. Bisher gehegte, pauschale Vorbehalte gegenüber mobiler, Cloud-basierter Zusammenarbeit lösen sich auf. Dazu kommen die guten Praxiserfahrungen mit der flexiblen Telefonie oder Telefonkonferenzen aus der Cloud. Das sorgt für zusätzlichen Rückenwind auf dem europäischen Markt. Daher sind wir davon überzeugt, dass wir aus der aktuellen Situation deutlich gestärkt hervorgehen werden.

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