Home Office - Von Sch....tools und virtuellem Feierabendbier

Das Schweizer Messer für Home Office gibt es nicht, sagt Digitalisierungsexperte Marco Bösch von T-Systems. Der Schweizer zeigt Teams, wie sie den Home-Office-Zwang zu ihrem Vorteil nutzen, warum zu viel Perfektionismus schadet und das virtuelle Feierabendbier wichtig ist.

Home Office - Von Sch....tools und virtuellem Feierabendbier

trend: Wie sind Sie auf die Idee gekommen, das Projekt #WIRtuell zu starten, also Unternehmen beim Home-Office-Umstieg fernmündlich zu coachen?
Marco Bösch: Die Idee kam mir, als mir einige Kunden erzählt haben, dass sie umstellen müssen, aber mit dem Tempo überfordert sind. Viele Unternehmen hatten zwar alle Werkzeuge dafür schon vor der Krise, zuhause zu arbeiten war aber explizit nicht gewünscht. Da ich vor meiner Zeit bei T-Systems in Zentral- und Osteuropa fünf Jahre lang Teams geführt, die ich teilweise über mehrere Jahre nicht gesehen habe, dachte ich mir, diese Erfahrungen könnten den Unternehmen in der aktuellen Situation helfen.

Home-Office-Neulinge empfinden die Umstellung anfangs als sehr anstrengend. Was sind denn die bestechendsten Vorteile?
Bösch: Zum Beispiel können sie mit zehn Leuten parallel an einem Dokument arbeiten. Solche Methoden gehen nur digital. Das schaffen sie analog gar nicht. Wenn man sich konsequent darauf einlässt, kann man sogar eine ganze Reihe von Vorteilen haben. Ein weiteres Beispiel sind Brainstorming und Gruppenfeedback. Digitale Hilfsmittel spielen immer dann die Stärken aus, wenn es um parallele Verarbeitung in Echtzeit geht.
Nun geht das alles auch dann, wenn man kein Home-Office macht – nur nutzen dann viele Leute die digitalen Hilfsmittel gar nicht aus. Deshalb bietet die aktuelle Situation eine ganz besondere Chance hier aus Gewohnheiten auszubrechen und neue Arbeitsweisen einzuüben.

Wie bekommt die Führungskraft Stimmungen oder Spannungen mit. Das Zwischenmenschliche ist remote schwer zu erkennen.
Bösch: Wir haben uns im Büro getroffen, damit wir zusammen Mittagessen gehen konnten. Davor und danach waren wir online unterwegs. Sonst vereinsamt man. Als Führungskraft brauchen Sie einen Feedbackkanal für die Stimmungen, die sie normalerweise im Gesicht ablesen. Und als Teammitglied tut es gut, auch mal über etwas anderes zu sprechen und insbesondere den aktuellen Gefühlszustand mit vertrauten Kollegen und Freunden ansprechen zu können.
In einer Gruppenkommunikation eignen sich dafür zum Beispiel Audience-Response-Werkzeuge dafür, die man immer häufiger bei Vorträgen oder Präsentationen kennt. Da kann man dann fragen: Wie geht es persönlich? Was beschäftigt dich gerade? Was lenkt ab? Und erhält in kurzer Zeit ein Stimmungsbild oder viele Ideen.
Ein anderer Weg ist, auch den sozialen Interaktionen bzw. dem Small Talk bewusst Raum zu geben. Wir haben zum Beispiel ein Feierabendbier am Freitag eingeführt, das ist eine WebEx-Session mit einer Grundregel: „Everything but business.“

Welche Programme und Methoden aus dem Home-Office-Werkzeugkasten empfehlen Sie am häufigsten. Das Set-up ist ja doch eine sehr individuelle Angelegenheit, die jedes Unternehmen für sich entscheiden muss.
Bösch: Das Schweizer Messer für das Home Office gibt es nicht, da muss ich sie enttäuschen. Generell rate ich von zu viel Perfektionismus ab. Fragen sie sich lieber, wie sie das, was sie haben optimal einsetzen können. Wenn sie bei der Evaluierung nicht gut überlegen und den Mitarbeitern nicht sagen können, wie sie ein Programm richtig benutzen, werden die Leute sagen: Das ist ein Sch...tool.
Alles startet bei der Interaktion der Mitarbeitenden, das kann von 1:1 Dialogen, über Teammeetings, Workshops bis hin zu schriftlicher Kommunikation gehen. Je nach Interaktion reicht es Ton (Telefon, Konferenz-System), Text-Austausch (Chat, E-Mail, Dokumente) bis zu emotionaler Interaktion (je mehr Sinne angesprochen werden, desto besser).
Aber nicht nur das Tool sondern insbesondere wie man diese einsetzt sollte, überlegt und vorbereitet werden. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt um das einzuüben.

Wie laufen die Anfragen über WIRtuell. Rufen hier nur Bestandskunden an oder auch neue? Wer darf sich hier eigentlich melden? T-Systems betreut in der Regel ja keine KMU.
Bösch: Es sind schon etliche Anfragen hereingekommen. Den meisten konnte ich allein in einer Stunde mit einer gezielten Reflexion über die Werkzeuge schon gut weiterhelfen. Ich mache das ja neben meinem Hauptjob, privat mache ich das auch an einer Schule, der ich zeige, wie sie mit digitalen Medien umgehen und diese im Unterricht integrieren können. Grundsätzlich kann sich jeder melden. Eine gewisse Komplexität sollte aber schon da sein, denn die Zusammenarbeit in größeren Unternehmen hat vielfältigere Herausforderungen und Regeln als ein Unternehmen, in dem 10 bis 50 Mitarbeiter miteinander kommunizieren müssen. Wer nicht weiß, wie man den Router ansteckt, sollte bei seinem Provider anrufen.

Benjamin Grether, Steering Lab Horváth Managementberatung

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