Digitale Transformation: Technologie ist nicht alles

Start der Tour de France 2019 in Brüssel: Belgiens Polizei im Team-Work.

Start der Tour de France 2019 in Brüssel: Belgiens Polizei im Team-Work.

Die Digitalisierung stellt Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Dabei aber nur an neue technologische Lösungen zu denken ist nicht genug.

6. Juli 2019: In Brüssel fällt der Startschuss zur Tour de France, dem wichtigsten Etappenrennen im Rennradsport. Mit den 176 Fahrern setzt sich ein riesiger Tross in Bewegung, der hunderttausende Fans an den Straßen begeistert. Und Belgiens Polizei in Atem hält. Für Vincent Moreau, dem Chef der IT-Abteilung der staatlichen Polizei Belgiens, ist das Radrennen eine der größten Herausforderungen seiner Karriere. Gilt es doch, die Rennrad-Profis auf den ersten drei Etappen der Tour sicher durch die belgischen Straßen zu geleiten und dabei laufend Kontakt mit den lokalen Kollegen vor Ort und der französischen Polizei zu halten.

Doch alles läuft nach Plan und dank Microsoft Teams, einer mobilen Collaboration-Lösung für den professionellen Einsatz, auch die Kommunikation mit den französischen Kollegen reibungslos. "Wir hatten zum Glück schon einige Erfahrungen mit Teams gesammelt", erzählt Moreau, der davor aus den Wolken gefallen war, als ihm zu Ohren gekommen war, dass Kollegen im Dienst WhatsApp zur Kommunikation verwendeten. "WhatsApp ist eine Consumer-App die zu Facebook gehört und unsere Sicherheitsanforderungen nicht erfüllt", sagt er. Teams hingegen biete die Möglichkeit, Nachrichten, Daten und Informationen beliebiger Art innerhalb sicherer, geschlossener Benutzergruppen auszutauschen.

Über 16.000 belgische Polizisten nutzen die Lösung bereits für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit, der Großteil davon auch via Smartphone - klarerweise ebenfalls besonders abgeschirmt. "Mit Teams können wir jederzeit und von jeden Device aus auf Informationen zugreifen und Daten in Echtzeit austauschen. Das ist wirklich sehr effektiv" sagt Moreau.

Smells like Team Spirit

Teamwork und eine funktionierende, dynamische und sichere Kommunikationslösung sind im Zeitalter der Digitalisierung natürlich nicht nur für die belgische Staatspolizei, sondern für praktisch alle Organisationen und Unternehmen entscheidende Erfolgsfaktoren, denn ein Team ist mehr als die Summe seiner einzelnen Teile und 1 + 1 kann mehr als zwei ergeben, wenn Wissen geteilt wird, mehrere Unternehmensbereiche zusammenarbeiten und falls erforderlich auch externe Partner eingebunden werden.

Dabei ist es aber noch lange nicht damit getan, den Mitarbeitern einfach nur neue technologische Lösungen anzubieten. Im hochkompetitiven, extrem schnell getakteten globalen Umfeld ist die eigentliche Herausforderung, die internen und externen Prozesse so zu gestalten, dass der Investition am Ende auch eine entsprechende Nutzung folgt und ein produktives, innovatives Arbeitsumfeld entsteht.

Technologie ist auch im Zeitalter der Digitalisierung nur eines von vielen Problemen, die es zu lösen gilt.

Technologie ist auch im Zeitalter der Digitalisierung nur eines von vielen Problemen, die es zu lösen gilt.

Eine von der London Business School und KRC Research in Auftrag von Microsoft erstellte Studie, für die in 15 europäischen Ländern jeweils 100 Manager und 500 Mitarbeiter in Führungspositionen von Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern befragt wurden, bestätigt den Wert eines solchen Arbeitsumfelds. Auch im Zeitalter der Digitalisierung muss Technologie dabei als Enabler, als Mittel zum Zweck, und nicht als Lösung gesehen werden. Als ein Werkzeug, das Silos innerhalb eines Unternehmens und gegebenenfalls auch nach außen aufbricht und so eine innovationsfreundliche Umgebung schafft.

Chance für Change

Für Studienleiter Michael Parke von der London Business School ist es klar, dass neue Technologien bei den tiefgreifenden Veränderungen, denen sich Unternehmen im Zuge der Digitalisierung stellen müssen, zwar eine entscheidende Rolle einnehmen, aber eben nicht der alles und alleine entscheidende Faktor sind. Unternehmen müssten daher bedenken, dass Change-Prozesse nur dann erfolgversprechend sind, wenn interne Barrieren überwunden und Mitarbeiter auch entsprechende Kompetenzen und Freiheiten bekommen, um Veränderungen umsetzen zu können.

„Die Studie zeigt, dass die Arbeitsplatz-Kultur auch bei den erfolgreichsten Unternehmen die größte Hürde für erfolgreiche Transformationsprozesse darstellt somit mehr Gewicht hat als die unternehmerische Entscheidung für eine bestimmte technologische Lösung“, hält auch Parke fest. Unternehmen, die auch am Arbeitsplatz ein innovatives Umfeld schaffen sind im Wettbewerb um die besten Talente im Vorteil und haben damit nicht nur beim Recruiting einen entsprechenden Vorsprung, sondern schaffen es auch intern, die besten Köpfe zu halten.

Die Zahlen dazu aus der Studie: Während diejenigen, die ihr Arbeitsumfeld und ihr Unternehmen als innovativ einschätzen, zu 86 Prozent ihrem Arbeitgeber die Treue halten wollen, sind es weniger innovativen Umfeldern lediglich 57 Prozent.

Innovative Arbeitgeber haben zufriedenere Mitarbeiter

Innovative Arbeitgeber haben zufriedenere Mitarbeiter

Die Sache mit dem Flow

„Am Arbeitsplatz bewegt aber sich auch im Zeitalter der Digitalisierung alles im gewohnten, menschlichen Tempo. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, der sein Umfeld braucht und darin seine Rituale pflegt“, weiß Julian Lambertin, EMEA-Chef des Meinungsforschungsinstituts KRC Research. Sei es die persönliche Kaffeetasse oder der 10-Uhr-Plausch in der Kaffeküche. Seine Conclusio ist: Für den Erfolg von Change-Prozessen ist entscheidend, dass die entsprechenden Strukturen geschaffen und vor allem auch die Mitarbeiter eingebunden und motiviert werden, den Wandel als Chance zu begreifen und ihn zu leben.

Besonders innovative Unternehmen zeichnen sich der Studie zufolge außerdem dadurch aus, dass sie das Arbeiten in Teams fördern. Dass sie entsprechende Umfelder zur Verfügung gestellt werden, in denen gemeinsam fokussiert und zielgerichtet an Aufgaben gearbeitet werden kann. Ein kreativer Flow entsteht, aus dem Neues wächst.

Gefühlt sind 52 % der Arbeitszeit verlorene Zeit.

Gefühlt sind 52 % der Arbeitszeit verlorene Zeit.

Dabei darf aber nicht auf Rückzugsmöglichkeiten für den Einzelnen vergessen werden. Ein alarmierendes Ergebnis der London Business School / KRC / Microsoft Studie ist, dass die Befragten über alle Branchen und Länder hinweg der Meinung sind, dass mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verschwendet wird, weil sie immer wieder aus ihrem Flow gerissen werden. Wenn sie durch Meetings, Anrufe oder E-Mails in ihrer Arbeit unterbrochen werden, sie nach Informationen ihrer Kollegen suchen müssen oder sie auf eine Entscheidung eines Vorgesetzten warten müssen.

Lambertin: „Der Flow wird immer wieder und aus sehr unterschiedlichen Gründen zerstört und für die Mitarbeiter sind gefühlte 52 Prozent ihrer Arbeitszeit vergeudet. Eine Kombination aus dem richtigen Arbeitsumfeld, technologischen Werkzeugen und dem Rückhalt des Managements kann den Anteil an ineffizienter oder verlorener Arbeitszeit aber auf 19 Prozent reduzieren.“

Irrwege und Auszeiten

Transformation ist mehr als existierende Prozesse durch neue digitale Lösungen zu ersetzen. Die Studie zeigt auch, dass es besonders innovativen Unternehmen gelungen ist, Manager auf verschiedenen hierarchischen Ebenen als Change-Agents zu installieren und so Innovationsprozesse voranzutreiben. Etwas, das man sich durchaus zum Vorbild nehmen könnte, ohne dafür eine große Summe zu investieren.

Die Macht des Flows: Wer ständig aus der Arbeit herausgerissen wird, wird unglücklich.

Die Macht des Flows: Wer ständig aus der Arbeit herausgerissen wird, wird unglücklich.

Die Empfehlungen der Studienautoren: Mitarbeiter dazu animieren und unterstützen, neue Ideen zu entwickeln. Traditionelle Muster zu überwerfen und Probleme auch einmal aus einem anderen Blickwinkel heraus angehen. Eine Unternehmenskultur etablieren, in der es den Mitarbeitern zugestanden wird, selbst Entscheidungen zu fällen. Sie zu ermutigen, etwas Neues auszuprobieren und es dabei auch zu akzeptieren, dass auch einmal ein Irrweg eingeschlagen wird oder Fehler passieren. „Wenn die Mitarbeiter dazu ermächtigt werden arbeiten sie schneller und sind viel offener, auch über bisher bestehende Grenzen zusammenzuarbeiten“, weiß Parke.

Klar ist jedoch auch: von heute auf morgen lassen sich Transformationsprozesse nicht bewältigen und auch keine Innovationen herbeizaubern. Selbst wenn sieben Tage die Woche und praktisch rund um die Uhr daran gearbeitet würde. Das wäre zwar vorstellbar, aber höchst kontraproduktiv, wie Lambertin betont: „Wir können viel effizienter und fokussierter arbeiten, wenn wir dazwischen wieder zur Ruhe kommen und uns inspirieren lassen. Ob wir in ein Museum gehen, uns mit einem Kollegen unterhalten oder auch nur aus dem Fenster schauen: In der Auszeit liegt sehr viel Kraft.“

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