Datahoarding: Private Daten als Sicherheitsrisiko

Datahoarding: Private Daten als Sicherheitsrisiko

Für das Abspeichern nutzloser oder heikler Daten auf Firmenrechnern haben Experten einen eigenen Fachausdruck geschaffen: "Datahoarding". Das ist nicht nur ineffizient, sondern stellt auch ein echtes Sicherheitsrisiko dar.

Sich mit dem Kollegen per Mail zum Mittagessen verabreden, halbfertige Dokumente auf dem Desktop speichern und kurz vor Feierabend noch ein lustiges Katzenvideo herunterladen - das Ansammeln von digitalem Müll ist im Arbeitsleben so allgegenwärtig, dass Experten dafür schon einen eigenen Fachausdruck geschaffen haben: Datahoarding.

Dass Datehoarding ein Problem ist, zeigen die nackten Zahlen: Rund 74 Prozent der IT-Entscheider und über die Hälfte der Mitarbeiter bezeichnen sich laut einer globalen Studie von Veritas Technologies, einem Anbieter von Informationsmanagement-Software, selbst als Daten-Messies. Für den Report wurden 10.000 IT-Führungskräfte und Büroarbeiter aus 13 Ländern befragt.

Auch heikle Daten werden gespeichert

Heikel ist dabei auch die Tatsache, dass 72,5 der Befragten angeben, auch Daten zu speichern, die ihnen selbst oder ihrem Unternehmen schaden könnten. Dazu zählen beispielsweise Bewerbungen an andere Unternehmen, unverschlüsselte Geschäftsgeheimnisse oder peinliche Korrespondenz mit Kollegen.

Die Deutschen sind hier wesentlich vorsichtiger als Mitarbeiter in anderen Ländern - trotzdem geben auch dort mit 64,5 Prozent mehr als die Hälfte zu, solche Daten gespeichert zu haben. Für Österreich liegen keine detaillierten Daten vor.

Das Leben als Daten-Messie ist schwer

Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Deutsche IT-Führungskräfte und Büroarbeiter mit Messie-Syndrom - der Begriff Messie steht für jemand, dem es nicht möglich ist, Ordnung zu halten - speichern fast die Hälfte ihrer erstellten Dateien, um diese dann digital verstauben zu lassen. Die ältesten Dateien auf den Computern der Befragten sind durchschnittlich sieben Jahre alt. Obwohl Daten-Messies in vielen Unternehmen in der Mehrheit sind, wird ihnen großes Misstrauen entgegengebracht: 47 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass sie einem Daten-Messie nicht zutrauen, ein Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Hand auf's Herz:

Sind Sie ein Daten-Messie?

Doch die Entwicklung zum Daten-Messie ist nur zum Teil selbst verschuldet. Oft wird dieses Verhalten von der Unternehmenskultur gefördert. 76 Prozent der deutschen IT-Führungskräfte halten ihr Unternehmen als Ganzes für einen Daten-Messie. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten und Daten mit Sinn und Verstand zu löschen. 68 Prozent der befragten Büroarbeiter in Deutschland haben schon einmal versucht, Dateien zu sortieren und zu löschen, sind aber an der schieren Menge gescheitert. Fast die Hälfte der Befragten kennt außerdem weder die Bedeutung noch den Wert der Daten und weiß nicht, ob sie gelöscht oder aufgehoben werden sollten.

Data Hoarding kann gefährlich sein

Ein Problem ist Datahoarding auch für die IT-Manager: 76 Prozent der deutschen IT-Entscheidungsträger halten die gespeicherte Datenmenge in ihrem Unternehmen für die Ursache, dass es deutlich länger dauere, auf eine Datensicherheitsverletzung zu reagieren. Damit liegt der Wert aber deutlich unter dem weltweiten Durchschnitt. Ein Problem ist die große Anzahl privater Dateien auf Unternehmensservern. Fast alle befragten Daten-Messies – 94 Prozent der Mitarbeiter und 97 Prozent der Entscheidungsträger – speichern persönliche Daten wie alte Fotos, Musik oder lustige Videos auf Firmensystemen ab.

Dabei tickt die Uhr, laut Veritas Technologies sollten Unternehmen spätestens bis Mai 2018 reagieren. Denn dann endet die Übergangsphase der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung. Wer gegen diese Verordnung verstößt, unwissentlich oder bewusst, dem drohen hohe Strafen. Die Sanktionen können sich auf bis zu vier Prozent des weltweiten Bruttoumsatzes oder 20 Millionen Euro belaufen.

„Im digitalen Zeitalter hat fast jede Organisation damit zu kämpfen, das exponentielle Datenwachstum zu meistern. Entscheidungsträger und Mitarbeiter speichern jede Menge sinnloser Daten, von denen sie irrtümlich glauben, diese künftig im Beruf zu nutzen“, sagt Stefan Henke, Managing Director DACH Region bei Veritas Technologies: „Es kommt noch schlimmer: Mitarbeiter laden alles auf den gleichen Server ab – von privater Musik und Fotos bis hin zum Urlaubsvideos. Wenn die Daten von der IT-Abteilung falsch oder gar nicht verwaltet werden, kann das ernsthafte Folgen für die Integrität der Marke, saftige Geldstrafen und regulatorische Untersuchungen nach sich ziehen.“

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