Mit dem Dienstwagen in den Urlaub? Das sollten Sie vorher klären

Mit dem Dienstwagen in den Urlaub? Das sollten Sie vorher klären

Bald werden wieder viele Manager und Außendienstmitarbeiter mit ihren Dienstautos in den Urlaub fahren. Dabei gilt es jedoch ein paar Dinge zu beachten. Dürfen Mitfahrer auch das Steuer übernehmen, Was erlaubt ist und wie man sich rechtlich absichert.

Wer mit dem Dienstwagen fährt, sollte vor Reiseantritt klären, welche Rahmenbedingungen für Urlaubsfahrten gelten. Viele Unternehmen regeln dies in ihrer Car Policy oder einer Betriebsvereinbarung.

1. Klären, ob man mit dem Dienstwagen in Urlaub fahren darf

In der CarPoylicy oder Betriebsvereinbarung wird üblicherweise festgehalten, ob man überhaupt mit dem Dienstwagen in den Urlaub fahren darf und inwiefern private Fahrten ins Ausland zulässig sind.

Wer übernimmt die Kosten fürs Tanken?

Im Speziellen sind auch Fragen zum Versicherungsschutz und zur Übernahme der Kosten, zum Beispiel beim Tanken mit der Tankkarte, von Bedeutung. „Fragen Sie Ihren Dienstgeber, ob es auch eine Kilometerbeschränkung gibt. Üblicherweise sehen Verträge eine solche vor. So lässt sich der Urlaub besser planen“, rät Nigel Storny, Geschäfsführer von LeasePlan.

Wer darf mit dem Dienstwagen noch fahren?

Nicht immer wird bei Urlaubsreisen nur der Mitarbeiter selbst den Dienstwagen nutzen. Vor allem bei langen Urlaubsreisen ist ein Fahrertausch sinnvoll. „Oft wird die Frage gestellt, wer mit dem Auto fahren darf“, meint Nigel Storny, „Unternehmen können über die Car Policy regeln, dass auch (Ehe-)Partner oder Verwandte das Auto lenken dürfen und im Falle eines Unfalls von der Versicherung gedeckt sind – auch im Urlaub.“

Versicherungsschutz: „Grüne Karte“ überprüfen

„Überprüfen Sie, ob die grüne Versicherungskarte noch gültig ist, denn sie ist ein international anerkannter Nachweis für den Versicherungsschutz“, empfiehlt Nigel Storny. Bei Reisen innerhalb der EU ist die Mitnahme der Versicherungskarte zwar kein Muss, es ist jedoch ratsam, sie dabei zu haben. Versicherer stellen die ‘Grüne Karte‘ gewöhnlich nur für die Dauer eines Jahres aus. Für LeasePlan Kunden ist diese drei Jahre lang gültig.

Wann Sie eine Benutzungsbewilligungen mitführen sollten

Bei Dienstwagen ist der Lenker laut Zulassungsschein nicht der Besitzer. Deshalb empfiehlt es sich bei Fahrten ins Ausland, eine – im besten Fall mehrsprachige – Benutzungsbewilligung mitzuführen. Und zwar für alle lenkberechtigten Personen. Manche Länder erfordern dafür spezielle Formulare, wie beispielsweise Italien die „Delega“.

Welche Unfall- und Pannenhilfen wurden vereinbart?

Unfälle lassen sich leider nicht immer vermeiden, jedoch können im Vorfeld getroffene Vorkehrungen die Situation erleichtern. Dabei hilfreich ist die Information, ob und welche Unfall- und Pannenhilfen mit dem Dienstgeber vereinbart sind. Geschieht ein Unfall, ist erstmals der Euro-Notruf 112 zu rufen und ein europäischer Unfallbericht auszufüllen. Ein solches Formular sollte bei Auslandsfahrten stets dabei sein: Dank des einheitlichen Formates und unabhängig von der Sprache ist man so auf der sicheren Seite. LeasePlan bietet seinen Kunden mit der Road Assistance im In- und Ausland ein umfassendes Service. Diese übernimmt die gesamte Organisation von der Pannenhilfe über die Abschleppung, dem Ersatzfahrzeug bis hin zu einer Fahrzeugrückführung. Zudem übernimmt die LeasePlan Road Assistance die Kosten für Übernachtungen sowie Weiter- oder Heimreise bei Unfällen und Pannen.

Nützliche Formulare wie mehrsprachige Benutzungsbewilligungen, die italienische „Delega“ sowie einen europäischen Unfallbericht finden Sie auf der LeasePlan Website zum Download.

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